Hoe ingewikkelder je lay-out en inhoud, hoe meer je de hulp van een designprofessional nodig hebt - en misschien ook een hoogwaardig desktoppublishingpakket. Maar voordat je dat doet, probeer de ingebouwde talenten van Word eens uit. (We gebruiken hier de Engelstalige versie van Word.)
Werk met een sjabloon...
De eenvoudigste manier om ingewikkeldere documenten in Word te creëren is het gebruik van een sjabloon. Word heeft er honderden, van nieuwsbrieven en flyers tot visitekaartjes en faxberichten. Om te beginnen, ga naar File > New in de linker navigatiebalk, en je krijgt een selectie populaire sjablonen te zien (waaronder de standaard blanco pagina) met daarboven het zoekvenster.
Sjablonen zijn van tevoren gevuld met afbeeldingen en voorbeeldtekst, die je gemakkelijk kunt vervangen door je eigen afbeeldingen en tekst (je kunt op een blok tekst klikken en beginnen typen, of tekst en afbeeldingen plakken die je eerder naar het klembord hebt gekopieerd). Maar zelfs als je designonderdelen wilt veranderen (zoals lettertypes, bijvoorbeeld) kun je beginnen met een sjabloon om de vooringestelde marges te gebruiken en andere elementaire lay-out parameters die lastig uit het niets te maken zijn.
...of werk met thema's
Als je liever vanaf nul met een blanco pagina begint, kun je paginadimensies, marges, kolommen, en andere elementaire standaarden instellen in het Page Layout lint. Je kunt ook op het tabblad Design klikken om een thema te kiezen - een verzameling lettertypes voor populaire lay-out opties zoals titels, onderkoppen, en platte tekst. Je kunt deze natuurlijk individueel specificeren terwijl je typt, maar de lettertypes in een bepaald thema zijn gekozen en afgemeten volgens algemeen aanvaarde ontwerpvoorschriften, zodat ze er naast elkaar goed uitzien.
Het Design tabblad biedt ook verzamelingen van kleurpaletten en effecten die je kunt toepassen om je lay-out karakter te geven. Zo kun je een bepaalde kleur kiezen van een palet voor een rand, en een andere kleur voor onderkoppen. (Als je eenmaal een thema geselecteerd hebt verschijnen de kleuren in het palet wanneer je op het Font Color icoon op het Home lint klikt.) Je kunt met verschillende looks experimenteren door je cursor over een thema te bewegen (of enig ander designelement in het lint), wat vervolgens wordt toegepast op het juiste onderdeel van je document. Om de verandering permanent te maken, moet je op het gewenste element klikken.
Met een andere optie in het tabblad Design kun je een achtergrondkleur, patroon, of zelfs een afbeelding toepassen op je document. Klik op Page Color om deze opties te zien - het is een leuk alternatief voor het gebruikelijke effen wit.
Speel met typografie
Er is niets saaier dan een pagina vol met platte tekst, maar soms heb je niet veel afbeeldingen om de eentonigheid te verlichten. Er zijn tools om je lay-outs interessanter te maken, zoals initialen, onderkoppen, en pullquotes - en ze zijn in Word relatief eenvoudig toe te passen.
Het toevogen van initialen - grote hoofdletters - aan een alinea is simpel: In het Insert lint, klik op het Add a Drop Cap icoon in de Text tools. Je kunt kiezen tussen een vergrote hoofdletter ingebed in de tekst, of in de linker marge. Met Drop Cap opties kun je het lettertype, de hoogte (in aantal regels normale tekst), het karakter, en de afstand van de tekst kiezen.
Een pullquote is een citaat uit de tekst die je in een veld plakt en als designelement gebruikt, zoals je een afbeelding zou gebruiken. Het is een manier om een belangrijk stukje van het verhaal te markeren, terwijl het ook visueel aantrekkelijk is op de pagina. In Word, plaats de cursor in de buurt van het gebied waar je een tekstvak wilt aanmaken, en klik op het Tekst Box icoon in het Insert lint. Je krijgt dan een menu met verscheidende vooraf opgemaakte tekstvakopties te zien. Wanneer je er eentje gekozen hebt, verschijnt deze - met voorbeeldtekst - in je document. Je kunt dan de voorbeeldtekst vervangen door je eigen tekst en opties aanpassen zoals de grootte van het lettertype en de kleur.
Rechts van het veld kun je met een klein icoon aanpassen hoe het veld in de lay-out past. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om de tekst rond het veld te laten lopen, of je kunt de tekst erboven en eronder hebben (maar niet eromheen). Je kunt ook de positie van het veld vastmaken aan de pagina, of aan de tekst die eromheen staat zodat het veld meebeweegt wanneer de tekst zich verplaatst.
Met het Word Art icoon op het Insert lint kun je kleurrijke spectaculaire lettertypes maken met effecten die je niet in standaardlettertypes zult vinden. Je kunt deze karakters gebruiken om een pagina te verlevendigen, maar probeer het niet te gek te maken: Met een kleine hoeveelheid kom je een heel eind.
Afbeeldingen, grafieken en andere inhoud
Je hebt inmiddels misschien gemerkt dat Tekst tools slechts een klein deel van het Insert lint in beslag nemen, aangezien er zoveel andere items zijn die je kunt toevoegen om de look en het effect van een document te verbeteren.
Afbeeldingen zijn een voor de hand liggende keuze. Huidige versies van Word bevatten tools waarmee je binnen de app elementaire beeldbewerking kunt uitvoeren. Wat het tekstvak betreft, begin je door de cursor neer te zetten in het gebied waar je een afbeelding wilt plaatsen. Klik vervolgens op Pictures (of Online Pictures als je naar afbeeldingen wilt zoeken in de enorme collectie clip art van Office), en klik op de afbeelding die je wilt invoegen.
Er zullen een aantal dingen gebeuren: De afbeelding verschijnt in je document - als dat niet precies is waar je hem wilde hebben, kun je de boel eenvoudig verslepen. Je kunt ook fijne aanpassingen maken met de pijltjestoetsen als de afbeelding zich in de verplaatsmodus bevindt.
Tegelijkertijd verschijnt het Picture Tools lint, gevuld met allerlei opties zoals bijsnijden, artistieke effecten en kaders. Net als met tekstvakken, kun je ook een icoon naast de afbeelding krijgen waarmee je kunt kiezen hoe hij in de tekst past.
Word heeft ook speciale tools om vormen (voor simpele diagrammen) in te voegen, SmartArt (voor ingewikkeldere zakelijke diagrammen), en zelfs Excel-achtige grafieken die je direct kunt aanmaken.
Het nieuwste grafische element in het Insert lint is het Screenshot icoon: Klik erop en je kunt alle huidige screenshots op je Windows desktop toevoegen - een handige tool voor mensen die computerprocessen willen laten zien.
Je kunt bijschriften aan grafische elementen toevoegen met behulp van de Insert Caption functie in het References lint, maar er zit een nadeel aan: Omdat de functie bedoeld is voor academische publicaties, wordt er automatisch een nummer aan toegekend (in volgorde) - en het is bijna onmogelijk om ze bij het drukken te verwijderen, tenzij je in de veldcodes van Word wilt duiken. Als je ongenummerde bijschriften bij je afbeeldingen wilt, zul je onder (of naast) de afbeelding een tekstvak moeten aanmaken voor het bijschrift, of ze allebei in een vak zetten om ze samen te voegen, wat ook een ingewikkelde procedure is.
Aanpassingen doen
Many of Word's tools can be applied on the fly, so if you don't like the way something looks you can easily change it. For example, you can flow text into columns simply by selecting it all and clicking on the number of columns you want in the Page Layout tab.
If you've added several elements to a document and they aren't behaving the way you want, you might find help in the Arrange section of the Page Layout tab. Here you can find features for aligning objects and bringing them in front of or behind other objects.
De laatste stappen
De meeste commerciële drukkerijen die met kleine bedrijven werken zullen documenten in PDF-formaat accepteren, en met Word kun je documenten als PDF opslaan. Er zijn echter verschillende soorten PDF-bestanden, dus vraag van tevoren aan de drukker of ze met het PDF-formaat dat gegenereerd wordt door de versie van Word die jij gebruikt kunnen werken.
Word kan niet alles wat een hoogwaardig desktoppublishingprogramma kan. Bijvoorbeeld, als je snijlijnen op pagina's nodig hebt, adviseert Microsoft om je Word document naar Publisher te exporteren, de desktoppublishing app van Office. Desktoppublishingpakketten kunnen doorgaans naar alle belangrijke PDF-typen exporteren. Hoogwaardige pakketten stellen je ook in staat om meerdere masterpagina's aan te maken die als sjablonen kunnen dienen voor ingewikkelde documenten. Word maakt het gemakkelijk om pagina's met kop- en voetteksten te maken, maar het is niet zo eenvoudig om ze in hetzelfde project te combineren met andere paginastijlen.
Maar voor mensen die gewoonweg dagelijkse documenten - flyers, brochures, boekjes enzovoorts - er mooier uit willen laten zien, heeft Word veel te bieden. De leercurve is niet al te stijl, en als het al op je desktop staat is de prijs goed.
Niet echt een CIO / strategie artikel. Daarbij ook niet eens de moeite genomen om het volledig te vertalen (zie kopje 'Aanpassingen doen').
Luizig.
Reageer
Preview