Vijf jaar geleden liepen, mede door de verschillende acquisities die in de loop der jaren gedaan waren, de kosten van de IT-afdeling van Ricoh Europe volledig uit de hand. Het draaiende houden van 26 ERP-systemen was slechts een onderdeel van een veel groter issue. "We bereikten een omslagpunt waarbij drie zaken moesten veranderen: We moesten intern efficiënter gaan opereren, onszelf voor de klant effectiever maken en onze IT duurzamer laten functioneren", zegt CIO en CFO Ian Winham van Ricoh Europe. "We werkten met klanten samen om hun infrastructuur te moderniseren, maar we landen zelf ook op een punt aan waarbij dat ook voor onze eigen systemen moest gebeuren."
Gezien het toenemend aantal wereldwijde en pan-Europese vereisten aan de diensten die het bedrijf op gebied van printing, document management en IT-services levert, was standaardisatie geboden.
"Er was teveel chaos en complexiteit, waardoor het lastig werd klanten effectief te bedienen", zegt Winham. De IT-afdeling begon met applicatierationalisatie waarbij alles overboord gegooid werd en vanaf de grond opnieuw opgebouwd. "We wilden niet alleen systemen standaardiseren, maar ook processen - in totaal 122 stuks." In 2011 werd een begin gemaakt met het opruimen van de bende die de IT-infrastructuur heette.
Ricoh vond in de Indiase serviceprovider Infosys een partner om een private cloud op te tuigen. Twee T3 superhubs vormen daarin de basis voor een systeem dat zowel SaaS- als IaaS-diensten levert. De keuze voor cloud was een logische. "We wisten van tevoren dat we uiteindelijk alles in de cloud wilden hebben draaien. Probleem was alleen dat onze legacy een klein fortuin aan onderhoud en draaiende systemen kostte en dat we nog niet wisten hoe het in onze uiteindelijke visie zou passen", aldus Winham.
De publieke cloud was daarom een no-go voor missiekritieke applicaties. "We wilden onze klanten kunnen vertellen waar data zich bevindt en wanneer het verhuisd wordt", zegt de CIO/CFO.
En dus koos Ricoh voor een private cloud die over 35 Europese filialen uitgesmeerd werd; meer dan 50 procent van de klanten van Ricoh maakt er gebruik van, terwijl alle belangrijke interne applicaties inmiddels op het netwerk zitten. "We zijn nu in de tweede fase waarin we nog stukjes legacy wegpoetsen en er nog losse onderdelen rondzweven. We hebben nog steeds een aantal kleine datacenters en IT-onderdelen waar ik eigenlijk vanaf wil zijn."
De voordelen zijn duidelijk. Het aantal datacenters werd van negen naar twee teruggebracht, waardoor de kosten van de IT-infastructuur 30 procent verminderden doordat 1000 servers buiten gebruik gesteld konden worden. Het bracht de CO2-uitstoot met 16800 ton (vergelijkbaar met 3350 auto's) terug, waarmee de doelstelling van het bedrijf om in 2050 in totaal 87,5 procent minder energie te verbruiken een stuk dichterbij komt.
Winham is trots op de energiebesparingen, maar ziet de private cloud voor Ricoh vooral als omzetvergroter. Een van de eerste cloudgebaseerde apps die intern gebouwd werd, een factuursysteem, wordt nu niet alleen aan klanten verkocht, maar ook door Ricoh zelf gebruikt.
Voor Ricoh is deze aanpak nieuw, maar Winham staat erop dat het een adagium wordt. "Als we iets voor onszelf bouwen, moet het zowel intern als extern iets opleveren", zegt hij. "Daarnaast vind ik het beschamend als je iets verkoopt dat je zelf niet gebruikt. Je zet jezelf voor schut."
Inzicht krijgen in de werking van Europees geldende wettelijke regels en verplichtingen was in de reis naar de cloud de grootste uitdaging. "De richtlijnen voor databescherming worden in ieder land anders geïnterpreteerd, dus je moet zelf nagaan welke standaard waar geldt en ook het tempo van klanten daarin kunnen volgen", zegt Winham.
Wetgeving aangaande de locatie van financiële data zit nog complexer in elkaar. Ricoh moest toestemming krijgen van de Luxemburgse overheid om in het landje een datacenter te draaien. "Ik bouw nooit meer een data in Luxemburg", zegt Winham. "Kunnen voldoen aan details was echt een opgave. Daarbij had het niets te maken met technologie."
Nu Ricoh uit eerste hand weet hoe het private clouds kan optuigen en draaiende houden, ziet Winham mogelijkheden om ook klanten te gaan helpen hetzelfde te doen. "Je moet wat je verkoopt geproefd hebben en wij hebben daarin veel ervaring opgedaan. Een van de zaken waar we naar kijken is synergie creëren tussen Ricoh, Infosys en andere partners die de benodigde skills ter tafel kunnen brengen", zegt hij. "Iedereen kan een infrastructuur opleveren en deze beveiligen, maar waar het om draait is het proces om het ook zelf in de praktijk te doen."
Toenemende regelgeving, meer vraag vanuit klanten naar groene producten en dienstverlening en de noodzaak om marges te beschermen, drijven bedrijven ertoe hun operationele processen te herzien. Een van de manieren om kosten te besparen én duurzamer te opereren is een keuze voor cloud. Uit onderzoek van Vendatix blijkt dat bedrijven door gebruik te maken van cloud 30 tot 90 procent minder CO2 uitstoten, wat op zijn beurt miljarden euro's kan besparen.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview