Mijn vrouw en ik vonden een paar maanden terug een kapotte lamp in ons huis. Het was niet bijzonder waardevol, maar de plek van de misdaad was bezaaid met de duidelijke sporen die mijn twee jongens achterlaten als ze hebben geravot. Ik nam de verdachten apart voor ondervraging..
Mijn oudste zoon vertelde een semi-plausibel verhaal dat de misdaad op de gezinshond vastpinde. Ik was er niet van overtuigd, maar er zijn vreemdere dingen gebeurd. Mijn jongste (en fantasierijkere) zoon vertelde me een verhaal dat alle kanten opging waarbij soms zowel ruimtewezens als spoken betrokken waren. Hij hield zijn handen voor zijn ogen terwijl hij sprak en keek door zijn vingers, mijn gezicht aftastend op signalen dat ik erin trapte.
Mijn kinderen maakten een veel voorkomende fout: ze waren het niet eens over de waarheid, of in ieder geval niet over de versie van de waarheid die ze me wilden vertellen. Het is niet verwonderlijk dat jonge kinderen die fout maken. Het zal je echter verbazen hoeveel versies van de waarheid er bestaan in het gemiddelde bedrijf, en hoeveel belangrijke beslissingen worden genomen door managers die werken met oude gegevens, tegenstrijdige schattingen, en/of onvolledige informatie.
Te veel bedrijven en teams hebben een gemis aan 'de waarheid', of op zijn minst een probleem met de beschikbaarheid ervan. Gesprekken, bestanden en beslissingen zijn in toenemende mate verspreid over e-mails, bureaus en eindeloze mappen op interne netwerken. In een recent onderzoek van Atomik Research is slechts 23 procent van de managers en 14 procent van de niet-managers het er sterk over eens dat hun organisatie een Single-Source-of-Truth heeft. Dat is nauwelijks een klein probleem te noemen. Naar schatting kent een bedrijf met 100 werknemers een gemiddeld tijdverlies van 17 uren per week om communicatie verduidelijken, gelijk aan een jaarlijkse kostenpost van 528.443 dollar.
Het is de hoogste tijd dat de Single-Source-of-Truth de norm wordt in bedrijven. Naarmate het werk digitaler wordt, is het van cruciaal belang dat werknemers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren, en dat leiderschap nauwkeurig en gemakkelijk de stand van zaken in het bedrijf inzichtelijk heeft..
Cloud verbetert samenwerking, maar tegen een prijs
Om de aard van digitale fragmentatie te begrijpen, helpt het om de periode voor het tijdperk van de huidige mobiele apparaten opnieuw te bekijken. In die tijd bevonden werknemers zich achter hun computer, werden bestanden lokaal opgeslagen of misschien op een netwerk dat werd beheerd door hun IT-afdeling. Als iemand aan een bestand moest meewerken, voegde hij het aan een e-mail toe en stuurde het de volgende dagen heen en weer met collega's, waarbij hij het bestand zorgvuldig hernoemde om te helpen bepalen wie de laatste wijziging had aangebracht en wanneer (een trieste poging tot versiebeheer). Maar als iemand die het bestand nodig had het niet via e-mail had gekregen, zou hij geen toegang hebben gehad en mogelijk ook niet hebben geweten dat het bestond.
De cloud maakte hier verandering in, waardoor teams beter met elkaar konden samenwerken en gestructureerde conversaties makkelijker werden. Maar de wildgroei aan cloudapplicaties die begon met de opkomst van mobile en de consumerisation van IT (genaamd Bring Your Own App of BYOA) creëerde een nieuwe uitdaging: teamwork raakte versnipperd over te veel systemen. In een enquête van Harmon.ie zeiden werknemers dat ze gemiddeld 9,39 apps gebruiken op het werk. Dat betekent dat een werknemer informatie uit bijna 10 verschillende systemen moet samenvoegen om een volledig beeld te krijgen van de status van zijn werk. Bovendien, als de informatie in een bepaald systeem verouderd of onnauwkeurig is, kan de "waarheid" waarop een project of opdracht moet worden gebaseerd onmogelijk te vinden zijn.
Proces zorgt voor transparantie en consistentie
Voor sommige digitale medewerkers kan 'standaardisatie' klinken als een vies woord. Digitaal werk is creatief van aard en vereist flexibiliteit en kritisch denken om obstakels te overwinnen. Maar standaardisatie van processen is anders dan standaardisatie van producten, en voor digitale teams is de standaardisatie van processen het geheime ingrediënt voor het creëren van een team waarin alle neuzen dezelfde kant op staan.
Door sjablonen te gebruiken voor verschillende soorten projecten, kunnen managers en ondersteuners op de hoogte blijven van de voortgang van elk project. En met visuele indicatoren voor de voortgang van elke taak - kanbanborden bijvoorbeeld - kan een snelle blik een team geruststellen dat het op koers ligt of hen vertellen wat er vertraagd is en waarom. Als deze sjablonen ook informatie bevatten over opdrachten en de omvang van het werk, dan kan het "zoeken naar informatie"-aspect van het werk aanzienlijk worden verminderd, ten gunste van een snelle, nauwkeurige zichtbaarheid.
Het andere voordeel van het gebruik van sjablonen voor het werk is hun vermogen om de capaciteit van het team te verhogen met behoud van een consistent kwaliteitsniveau. Een creatief team dat het proces voor het ontwerpen van webpagina's (niet noodzakelijkerwijs de pagina's zelf, maar de stappen die moeten worden genomen in het bouwen van een pagina) giet in een sjabloon, kan werken met vertrouwen, wetende dat ze geen kritische stappen in het QA-proces vergeten, en dat elementen zoals tekst, afbeeldingen en andere details allemaal op tijd geleverd worden door belanghebbenden. Dit is van cruciaal belang voor de sterkte van teams met beperkte middelen en grote werkvolumes.
Automatisering en consolidatie
De opkomst van BYOA leidde tot versnippering van teamwork in te veel systemen om bij te kunnen houden. Consolidatie en integratie zijn de manier om deze problemen het hoofd te bieden. Teamleiders moeten met hun medewerkers samenwerken om redundante oplossingen te elimineren ten gunste van één enkel instrument dat het team voor elk project en elke individuele taak zal gebruiken. Bijvoorbeeld, een team dat Slack, GChat en WhatsApp gebruikt voor messaging moet er een kiezen en zich eraan houden.
In uw selectieproces moet je overwegen of apps met elkaar kunnen integreren om er zeker van te zijn dat updates gesynchroniseerd worden. Dit is een vorm van automatisering die dagelijks praktische waarde heeft voor werknemers doordat ze minder tijd nodig hebben om projectupdates van verschillende bronnen te aggregeren. Dankzij tools als Azuqua en Zapier heb je vandaag de dag zelfs geen ontwikkelaar meer nodig om een Single-Source-of-Truth met automatisering te bouwen. Met behulp van eenvoudige WYSIWYG-editors kunnen apps met elkaar worden verbonden, zodat informatie snel wordt gevonden door iedereen die deze nodig heeft.
Verbonden informatie helpt werknemers balans te vinden
Het is waar dat ik geobsedeerd ben door productiviteit, maar dit is niet alleen de marge-gerichte CEO in mij die spreekt, het is ook de man en vader. In een enquête van Wrike zei 52 procent van de respondenten dat "ontbrekende informatie" een van de belangrijkste bronnen van stress op de werkplek was. Als je ooit op kantoor bent gebleven om nog laat te proberen een verslag op te stellen, kan je dat waarschijnlijk beamen.
Het is waar dat tijd geld is, maar belangrijker nog, het is ons leven. Uit het onderzoek blijkt nog steeds dat mensen moeite hebben om een werk/privé-balans te vinden, moeilijker vakantiedagen kunnen opnemen en moeite hebben om zich buiten werktijden los te maken van het werk. Als je niet gelooft dat een Single-Source-of-Truth de winstgevendheid van je bedrijf kan verhogen, overweeg dan hoe het je werknemers kan helpen om hun werkdag zo goed mogelijk te benutten, zodat ze eenmaal thuis van hun familie kunnen genieten. Als vader van twee jongens weet ik uit de eerste hand dat wat extra ouderlijk toezicht niet slecht is.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview