De definitie van master data management werd jaren geleden al gegeven door onderzoeksbureau Gartner. John Radcliffe, die destijds ook meewerkte aan de definiëring, maar inmiddels voor zichzelf is begonnen, vertelt: "Master data management is een business georiënteerde discipline om master data te beheren en managen. Master data zijn dan weer de gegevens uit de kern van je bedrijfsprocessen en de relaties hiertussen."
Niet voor de lol
Tijdens het evenement Information Management 2014 van consultancy Platon Deloitte en MDM-leverancier Stibo Systems in Kopenhagen vertellen klanten hoe ze MDM inzetten en waarom de IT-afdeling toch een flinke bijdrage levert aan deze 'business georiënteerde discipline'. Mikkel Jensen, executive vice president bij MDM-leverancier Stibo Systems, legt uit: "Master data en het beheer daarvan is voor de CIO een belangrijk onderwerp omdat je niet voor de lol data gaat opslaan."
Het is cruciaal dat bedrijven aan de slag gaan met master data, zo laten onder andere Philips, Rituals en Office Depot zien. Jensen vertelt: "Je bedrijf is zo goed als je data en als je geen aandacht besteedt aan die data, dan wordt de kwaliteit ervan vanzelf slecht." Master data verdient de aandacht, omdat het de lijm is van alle kerndata, zo voegt Radcliffe toe.
Als deze gegevens en het apart beheren daarvan zo belangrijk is voor het bedrijf, waarom wordt er dan pas in de afgelopen jaren meer gesproken over master data management? Jensen: "Er wordt wel degelijk al langer over MDM gesproken, alleen hadden we het in het begin nog over stamdata. Nu we steeds meer gaan automatiseren en steeds meer systemen in gebruik gaan nemen, wordt het belangrijker om een goed overzicht te houden van deze kerngegevens."
Transacties en bouwstenen
Alle systemen die bedrijven inmiddels hebben draaien, zijn vooral gericht op transacties. In de systemen worden activiteiten gevolgd en geregistreerd, zoals het verschepen van een product van de ene naar de andere locatie. Het is echter belangrijk om te realiseren dat als de bouwstenen, de kerndata, daarvan niet in orde zijn, op basis van die transacties geen enkele goede beslissing kan worden genomen. Of het zorgt ervoor dat processen niet zo soepel lopen als ze zouden moeten lopen.
Dat master data helpt bij het optimaliseren van de business, ontdekte ook winkelketen Rituals, die het MDM-systeem van Stibo Systems in gebruik heeft genomen. "Eerder deelden we alle kerngegevens via spreadsheets, terwijl de transacties in ons erp-systeem vaststonden. Het grootste probleem van deze werkwijze was dat iedereen zijn eigen interpretatie had van de data en dat er geen vergelijkingen of beslissingen gemaakt konden worden op basis van de gedeelde data", vertelt Jan-Willem Boerhout, director program management bij Rituals.
Het principe van MDM lijkt simpel, maar toch hebben veel bedrijven problemen om hun kerndata op orde te houden omdat de data verspreid is over verschillende systemen en spreadsheets. Dat betekent dus dat data niet betrouwbaar is, maar ook dat je meer data verzamelt en bewaart dan waarschijnlijk nodig is. Daar komt bij dat de business geld verspilt en kansen mist doordat afspraken met anderen ook worden gemaakt op basis van foutieve data.
Jensen vertelt: "Stel, je hebt een kantoor in Amsterdam dat van een bedrijf 50.000 producten afneemt. Het kantoor in Utrecht weet dat niet en neemt van hetzelfde bedrijf net zoveel producten af. Je loopt dan korting mis waarover je had kunnen onderhandelen op het moment dat je wist dat je 100.000 producten afneemt."
Verantwoordelijkheid van IT
Om dat overzicht te kunnen houden, zouden de IT-afdeling en de CIO zich bezig moeten houden met het vinden en beheren van de juiste tool. Uiteindelijk is de business idealiter zelf verantwoordelijk voor het op hoog niveau houden van de data, zodat de IT-afdeling alleen op de achtergrond kijkt of de data zo optimaal mogelijk wordt beheerd. Ook wordt de CIO verantwoordelijk voor de verbindingen met alle systemen die binnen het bedrijf draaien.
Zo ziet ook Boerhout, binnen Rituals verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde projecten, het: master data management is het centrum van alle systemen. Alle data, zoals producten, leveranciers, debiteuren, functies en locaties, komen samen in het MDM-systeem. Daarbij voedt het MDM-systeem het erp en niet andersom, zoals vaak gebeurt bij bedrijven die een legacy-systeem hebben draaien. 'Erp is de motor, maar mdm is de gemeenschappelijke taal', aldus Boerhout.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview