Collaboration binnen je organisatie goed laten werken is lastig. Er zijn veel barrières die het kunnen verhinderen - de bestaande werkdruk, tijd en geografische obstakels, hiërarchie, bureaucratie en protocollen, veranderende bevoegdheden, de loden last van e-mail, vertragingen in communicatie, enzovoorts.
Maar moeten we het daarom opgeven te stimuleren? Dat nooit. Dit zijn drie manieren om collaboration binnen je organisatie in gang te zetten. Ook geven we een tip waarmee je het in één keer kunt versnellen.
1: Identificeer het gedrag dat je vaker wenst te zien
Het eerste wat je moet doen is het benoemen van de specifieke typen gedrag die je vaker wilt zien. Om dat te kunnen doen, hebben we gedraggebaseerde taal nodig wat alleen refereert aan de zaken die direct waargenomen en gemeten kunnen worden.
'Meer communicatie' is geen gedrag. 'Het direct updaten van de salespijplijn met dagelijkse updates' en 'ervoor zorgen dat regionale partners betrokken worden in projectbesprekingen' zijn wel voorbeelden van specifiek gedrag. Om collaboration op de juiste manier te kunnen doen, heb je van je team een lijst specifieke gedragingen nodig die collaboration onderstrepen - de zaken die je meer wenst te zien.
Op zichzelf genomen is deze activiteit al een hele goede manier om wederzijds begrip te kweken en de functionaliteit van je team te onderzoeken.
2: Maak de weg begaanbaar
Zodra je het gewenste gedrag in kaart hebt gebracht, is het volgende dat je wilt weten: wat vormt voor dit gedrag een obstakel?
De meeste manieren willen graag samenwerken en goed werk afleveren. Maar er zijn altijd beren op de weg. Het is jouw taak om uit te vinden waar die frictie zit. Dat brengt ons direct bij de volgende stap...
3: Maak het supergemakkelijk om samen te werken
Soms ontstaat frictie vanwege een gebrek aan een alternatieve structuur. Onze inboxen en vergaderingsschema's raken vol omdat er geen alternatief is, behalve het telefonisch afhandelen.
Daarom heb je soms een 'derde ruimte' nodig. Een plek waar je kunt discussiëren en waar de progressie van belangrijke, maar non-routinematige projecten gevoed wordt. Hier horen de zaken thuis die niet passen in het hokje 'business as usual'.
De IT-manager / CIO kan een belangrijke rol spelen in het ontdekken, uitproberen en implementeren van collaboratieve platforms voor projectmanagement. Dit hoeven geen dure, zelfgebouwde applicaties te zijn - er zijn genoeg cloudgebaseerde oplossingen beschikbaar die grote zakelijke volumes kunnen draaien. Uiteraard doe je dit niet allemaal zelf en tegelijk - je probeert en experimenteert met je team. Het lijdt geen twijfel dat het nuttig is om zelf met collaboration te experimenteren wanneer je bezig bent met de uitdaging van het vereenvoudigen van collaboration.
Soms is het niet alleen zaak de frictie uit de weg te nemen, processen opnieuw in te delen of te investeren in frictieloze communicatieplatforms. Soms is het nodig om een plek buiten het bestaande systeem in te richten waar collaboration echt tot uiting kan komen.
Mm, ik vind het eigenlijk wel een helder stuk. De tijd van een kantoorwerken in zijn eigen kamertje, die met de interne post z'n stukken naar collega's en baas stuurt ligt immers al een tijd achter ons, maar daarmee is collaboratie nog niet optimaal. Nieuwe tools maken het mogelijk. Lees er meer over op [Link]
Is het niet zo dat efficiëntie door managers en hun stropdassen dit veroorzaakt hebben?
Uiteindelijk, moesten om mensen meer te laten doen, de functies uitgekleed en ontdaan worden van allerlei zaken waar ze zich niet mee moesten bemoeien. Vervolgens word er personeel aangenomen met een functieomschrijving wat hij/zij wel/niet moest doen op die en die afdeling. Dan doen ze dat en dan gaan (de managers?) weer lopen klagen dat er geen collaboratie en waarschijnlijk geen bilateraal overleg en nog wat kreten aanwezig is en dat de productie stagneert.
Maar geen zorg: de manager heeft weer een oplossing voor wat hij zelf gegenereerd heeft.
Het "Bullshit Management" boek blijft gelijk krijgen.
Reageer
Preview