Er was eens een ministerie waar het traditie was om elke laatste vrijdag van de maand met alle collega’s te borrelen. Biertje, wijntje, colaatje en, om de borrel op te leuken, ging één van de ambtenaren altijd naar de slager om leverworst te halen. Niet zomaar een slager. Iedereen was het er over eens dat in heel Den Haag geen betere leverworst werd gemaakt dan bij deze slagerij.
De borrel was zo’n succes dat andere afdelingen de traditie begonnen over te nemen en ook naar die slagerij gingen voor de beste leverworst van de stad. De slager besloot zich verder te specialiseren. Hij ging op zoek naar nog betere ingrediënten, volgde een avondstudie aan de Slagershogeschool en de leverworst werd lekkerder en lekkerder.
Bij het ministerie bereikte de hoeveelheid aangeschafte leverworst intussen een omzetniveau waardoor de afdeling inkoop werd ingeschakeld. Besloten werd om een aanbesteding uit te schrijven waarvoor alle slagerijen en supermarkten in de stad werden uitgenodigd. Naast leverworst moest men in staat zijn om 15 andere soorten worst te leveren en het omzetniveau over de afgelopen jaren moest een bepaald niveau hebben. Het resultaat was dat na de aanbesteding drie supermarktketens als enigen nog de leverworst aan het ministerie mochten leveren. De afdeling die was begonnen met de borreltraditie vulde vanaf dat moment op dinsdag een inkoopformulier in. Dit leidde tot een aanvraag aan de drie leverworstleveranciers die het predicaat preferred supplier hadden gekregen en zij boden op woensdag hun eigen worst aan, waarvan er één werd geselecteerd op de criteria prijs (50%), vormgeving (25%) en kwaliteit (25%).
Toen aan het einde van de eerstvolgende borrel de hele schaal leverworst er stond, vroeg iemand zich hardop af of het niet mogelijk was om de worst van de specialistische slagerij te kopen. De week erop werd dit aan de slager gevraagd, maar deze gaf aan dat hij geen preferred supplier was. Via één van de drie geselecteerde supermarkten leveren was ook geen optie, want ook zij hadden weer hun eigen preferred suppliers. Voor de slager bleef er niets anders over dan zich te richten op andere klanten.
Op deze manier worden bij de overheid ook op ICT-gebied goede vraag/aanbod-matches door regels om zeep gebracht. Regels zijn prima om structuur en overzicht aan te brengen in vaak complexe inkoopprocessen. Het is jammer om te zien dat ze steeds vaker in de weg staan van de juiste match, waarbij de grootste gemene deler maatgevend is in plaats van specialisatie en kennis. Regels schieten hun doel voorbij als ze tegen het gezond verstand ingaan en leiden tot een resultaat dat verre van optimaal is.
En op het ministerie? Daar serveerde men op vrijdagmiddag geen lekkere leverworst meer, maar alleen nog eenheidsworst.
Jan Huberts, Directeur Qwise
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview