Van traditioneel ECM naar Intelligent Informatiemanagement

In december luidde de jaarlijkse conclusie van Gartner dat het begrip 'ECM' met pensioen gaat en vervangen wordt door zogeheten begrip 'Content Services'. Ook dit begrip lijkt echter niet de lading te dekken. Daarom is het tijd voor een meer toekomstgericht begrip: Intelligent Informatiemanagement.

Gartner zegt letterlijk: "ECM is now dead (kaput, finite, an ex-market name), at least in how Gartner defines the market. It's been replaced by the term Content Services."

Zoals u zich misschien wel kunt voorstellen was de discussie rond deze industrietermen en het overlijden van 'ECM' het centrale onderwerp tijdens AIIM17.

De discussie rondom dit ECM-onderwerp is gewoonlijk niet nieuw. Wanneer iemand een Euro zou ontvangen bij elke keer dat diegene jaarlijks zou concluderen dat 'ECM' geen perfecte term is of dat het meer een strategie is om na te streven dan een beschrijving van een technologische sector, zou hij een rijk man zijn.

Het 'pensioneren van het begrip ECM' betekent niet dat de behoefte naar de mogelijkheden verdwijnen, noch dat iedereen zijn ECM-aanpak en bijbehorende systemen overboord moet gooien. Het betekent wel dat de term ECM niet meer alle 'content-y' zaken die mensen bezighoudt dekt.

In de kern voorzien leveranciers in de sector oplossingen en strategieën die organisaties helpen om de interactie tussen mensen, processen en technologie te managen. Hoe deze interactie gemanaged wordt, evolueert mee met hoe de technologie evolueert. Daarvoor zijn chronologisch drie fasen van informatiemanagement te ontdekken:

Document Management & Workflow - ontstaan rond 1995

Mensen: Oplossingen zijn moeilijk in gebruik en vergen een hoop training. Gebruikers zijn vaak specialisten.

Processen: De focus ligt op het automatiseren van content intensieve, complexe, bedrijfskritische processen bij vooral grote organisaties

Technologie: Complexe, op maat gemaakte en dure implementaties. Aangeschaft door Business Buyers.

Enterprise Content Management - ontstaan rond 2005

Mensen: De focus verschuift van ECM 'specialisten' naar kenniswerkers, maar usability is nog steeds geen topprioriteit.

Processen: ECM gelooft dat het een bedrijfsbrede laag is, maar wordt vaak juist gedreven door individuele afdelingen. Informatiesilo's beginnen te ontstaan.

Technologie: Opkomst - en daarna de afname - van 'suites'. Sharepoint ontwricht de traditionele ECM-markt.

Mobile en Cloud Content Management - ontstaan rond 2015

Mensen: Usability wordt prioriteit nummer één. Het onderscheid tussen thuis en kantoor begint te verdwijnen.

Processen: 'Appification' van processen. Consumentenoplossingen die 'goed genoeg' zijn duiken op in de markt voor bedrijven.

Technologie: Configuratie, connectie en mobiele mogelijkheden worden belangrijk. File sync & share en cloudoplossingen nemen hun intreden.

Tijd voor een nieuwe definitie

Het is duidelijk dat dit alles meer is dan waar de traditionele ECM-definitie voor staat, vooral in de nauwe en meer traditionele, transactie gecentreerde definitie. Dit label omschrijft niet meer de uitdagingen en strategieën die organisaties hebben. Vooral ook omdat de markt zich verder vormt naar big data, automation en analyses. Juist deze thema's creëren voor bedrijven toegevoegde waarde.

Uit deze ontwikkelingen ontstaat een nieuwe definitie: Intelligent Informatie Management

Deze definitie roept doorgaans veel reacties op, die zijn terug te voeren tot de volgende twee vragen:

Waarom 'Informatiemanagement' in plaats van 'Content Management'?

Wat wordt bedoeld met 'Intelligent'?

Na een paar keer een valse start, zijn we eindelijk in het tijdperk van 'Informatiemanagement'. Deze nieuwe wereld gaat helemaal over data én content, in plaats van data of content. We hebben in het verleden te maken gehad met een dichotomie tussen datamanagement en contentmanagement. Als deze dichotomie ooit al nut had, wordt met het verstrijken van de tijd het nut alleen nog maar minder. Het oplossen van de uitdagingen waarbij de klant centraal staat, vergen competenties en technologieën uit zowel de datamanagementwereld als de contentmanagementwereld.
Intelligent Informatiemanagement laat zich het best omschrijven in een aantal punten:

'Intelligent' betekent dat we eindelijk beseffen dat het waanidee van slechts één content opslagplaats voor alles inderdaad een waanidee was. Consolidering en simplificatie, ja. Het verwijderen van meerdere content systemen, met als doel alles op één centrale plaats te krijgen, is voor de meeste organisaties niet meer van toepassing.

'Intelligent' betekent dat bedrijven veel meer geven om wat iets is (Een contract? Een factuur? Een RFP?), dan waar het staat opgeslagen (welk systeem of fysieke locatie).

'Intelligent' betekent dat bedrijven informatiemanagementtools nodig hebben die eenvoudig in gebruik zijn, in te zetten zijn zonder veel 'IT-bemoeienis' en gemakkelijk te integreren zijn in de dagelijkse processen.

'Intelligent' betekent dat niet elk bedrijfsproces een gigantisch, bestaande uit miljoenen documenten, rechtdoorzee proces is (met andere woorden een ECM-proces). Maar al deze meer eenvoudige dagelijkse processen zijn nog steeds informatie intensief. Het automatiseren van deze processen is nog steeds een kritische voorwaarde voor de digitale transformatie van bedrijven.

'Intelligent' betekent dat informatiemanagementvereisten verschillen door proces en toepassing. De markt wil specifieke mogelijkheden aanschaffen en niet een gigantische 'totaalsuite' die alles bezit, dus ook overbodige mogelijkheden. Het is een gedateerde 'ECM-gedachte' om alles met een monolithisch systeem te ondervangen.

'Intelligent' betekent dat metadata management steeds belangrijker wordt als kerninitiator van al het bovengenoemde.

Het kunnen voeren van Intelligent Informatiemanagement vraagt om een toepassing die deze zes 'Intelligente' benaderingen in zich heeft. M-Files biedt bedrijven deze toegevoegde waarde. Het is niet voor niets dat M-Files het snelst groeiende informatiemanagementsysteem ter wereld is. Bent u nieuwsgierig hoe dit er in de praktijk uitziet? Bezoek een live online demonstratie van M-Files en ontdek de toegevoegde waarde M-Files voor uw organisatie.