•  
•  
•  
•  

1 Reacties Bewaren

Je start met enthousiasme met een project, maar je loopt er gaandeweg tegenaan dat je al bij aanvang een aantal denkfouten hebt gemaakt. Hier zijn de 6 belangrijkste factoren bij het falen - of het welslagen - van je project.

Of je het nu hebt over interne of externe doelen in projectmanagement, de belangrijkste opdracht is om de klant de beloofde uitkomsten op tijd te leveren. Die kunnen per project verschillen, afhankelijk van de branche, van de aard van het project, de grootte van het project, de bedrijfsstrategie en een hele trits aan andere variabelen. Maar er zijn een aantal gedeelde factoren die de uitkomsten van een project en dus de klanttevredenheid kunnen frustreren. We geven er hier een paar.

Onnauwkeurig gedefinieerde resultaten

Een van de grootste risicofactoren in het welslagen of mislukken van projecten is het onnauwkeurig definiëren van de te behalen resultaten. Veel bedrijven hebben de gevolgen van gemiste doelen en resultaten aan den lijve ondervonden doordat het gemis aan duidelijk geïdentificeerde of gedefinieerde directe en indirecte resultaten het project vooraf al onbeheersbaar maakten. Aan de basis daarvan staat vaak een onduidelijk inzicht in wat de klant met het project beoogt of waar het bedrijf naar toe wil. Projectmanagers moeten in de aanvangsfase nog de rem erop houden om in staat te zijn nauwkeurig alle pertinente informatie te verzamelen van de belanghebbenden voordat ze vol gas kunnen geven.

Ontbrekende resultaatdata

Start direct met het documenteren van wat wel of niet is overeengekomen, want voor je het weet gaan sommige aspecten van het project al langzaam de verkeerde kant op of worden onduidelijk. Ontbrekende data en details over de te halen resultaten hebben impact op andere data en documenten, zoals de work breakdown structure (WBS), de projectplannen, project-recourses, werkschema's, budgets, change management-documenten, kwaliteitscontrolerapporten, testplannen enzovoort. Dat kan leiden tot onnodige stress voor projectmanagers, teams en vooral de belanghebbenden.

[Lees ook: 5 tekenen dat er iets gruwelijk misgaat met je project]

Je moet de meest geüpdatete versie van de documenten makkelijk toegankelijk maken en houden, en eenvoudig taalgebruik hanteren om verwarring voor iedereen te voorkomen. Hierdoor blijven de projectresultaten beter in zicht zonder al te veel weerstand en frustratie bij alle partijen. De kans wordt vergroot dat je de projectdoelen haalt als alle teamleden en belanghebbenden makkelijk toegang hebben tot de benodigde documentatie.

Voorkom informele overeenkomsten

Vanuit misverstanden en/of informele gesprekken kunnen gewenste resultaten ontstaan die niet formeel zijn vastgesteld en/of goedgekeurd. Dat kan leiden tot verdere verwarring, ergernis en dalend vertrouwen. Als je alle vereiste projectresultaten vastlegt, zorg er dan voor dat je formele goedkeuring krijgt op papier om elke teleurstelling in een later stadium als het project al onderweg is te vermijden. Neem nooit iets zomaar aan, gebruik liever meerdere review-rondes met de juiste belanghebbenden om er zeker van te zijn dat er niets over het hoofd wordt gezien. Dat is niet alleen een goede manier om om fouten te vinden, of misverstanden, maar geeft ook wat extra tijd aan de projecteigenaren om zich ervan te verzekeren dat de gestelde resultaten ook zijn wat ze willen.

Doe geen aannames

Incorrecte aannames hebben de neiging om een project op een verkeerd pad te zetten, waardoor het nauwelijks meer mogelijk is om de vereiste uitkomsten te behalen zonder enorm veel opnieuw te doen of met veel omwegen. Zoals in alle projecten spelen aannames een grote rol in het bereiken van de projectresultaten en de activiteiten binnen het project. Verkeerde aannames leiden tot mislukkingen. Blijf in gesprek met mensen over het onderwerp en tracht niet alleen te achterhalen waarop zij hun aannames baseren, maar tevens hoe het denkproces is gegaan waaruit die aannames zijn voortgekomen.

Op de volgende pagina: Sloffende teamleden, gemiste doelen en te weinig budget.

Lees meer over

• resultaten
• it-projecten
• projectmanager
• valkuilen
• projectmanagement