•  
•  
•  
•  

2 Reacties Bewaren

Laat je projecten niet het slachtoffer worden van onnodige verwarring, onzekerheid en schade die kan komen van deze al te vaak voorkomende misvattingen in projectmanagement.

Elk marktsegment, beroep en bedrijf ontwikkelt en opereert binnen regels en richtlijnen. Maar daarnaast ontwikkelen zich mythes en daarin is het vak van projectmanagement geen uitzondering. Hier zijn de 10 meest voorkomende mythes in projectmanagement. Herken deze mythes en werk eraan om die uitdagingen die ze opwerpen te overwinnen, omdat dat nodig is om te zorgen dat projecten worden gepland, uitgevoerd en afgerond worden gebaseerd op best practises in plaats van misvattingen.

1. Alles in een project is op te lossen

Professionals in projectmanagement zijn magisch in het leiden van teams naar een succesvolle uitvoering van projecten, het beperken van de risico's, samenwerken met belanghebbenden, het oplossen van conflicten en een heleboel andere zaken - maar ze zijn geen magiërs. Projectmanagers kunnen niet alles oplossen, vooral als problemen te lang niet zijn aangepakt. Het is belangrijk voor projectmanagers, belanghebbenden en ondersteuners dat ze zien en accepteren dat het tijd is om te stoppen met een taak of initiatief in plaats van nog meer middelen te pompen in het drijvende houden van een zinkend schip.

2. Klanten weten altijd wat ze willen

Het wordt over het algemeen aangenomen dat belanghebbenden weten waar ze naar zoeken. Maar vaak is het zo dat ze alleen begrijpen wat ze hopen te bereiken, niet wat daarvoor exact nodig is, hoe realistisch hun wensenlijst is of hoe de verschillende onderdelen van de wensenlijst met elkaar kunnen conflicteren. Daarin kunnen projectmanagers en hun teams helpen in het identificeren van projectdoelen die tegemoet komen aan de strategische doelen van de belanghebbenden. Als er niet goed wordt gekeken naar de echt bedoelde behoefte van de belanghebbende, kan het project makkelijk zijn doel voorbijschieten.

3. Een vorig projecttemplate is een recept voor toekomstig succes

Ongeacht hoe goed een vorig project is gepland en uitgevoerd is het toepassen van dezelfde aanpak, technieken, tools, samenwerkingsvorm of methodologie op een gelijkend project geen garantie voor succes. Er zijn veel interne en externe factoren die de uitkomst van een project kunnen beïnvloeden, zoals verschillen in timing, processen, mensen, technologie, cultuur of andere verschillen. Wat lijkt op een kleine verandering kan zich vertalen in een significant gat in de weg. Elk project zou op zichzelf staand moeten worden gepland en uitgevoerd. Ja, sommige aspecten van vorige projecten kunnen worden toegepast, maar met grote voorzichtigheid en alleen als dat echt past.

4. Alle projectmanagers kunnen succesvol elk project aan

Hoewel een groot percentage van projectmanagementprofessionals (PMP's) dezelfde training hebben gehad en dezelfde mate aan ervaring moeten hebben, zijn ze niet allemaal eender. Hoe gelijkend twee PMP's op papier ook lijken, brengt elk individu verschillende eigenschappen met zich mee. Hun ervaringen, visie, leiderschap en samenwerkingsstijlen, aanpak en geleerde lessen vormen wat zij te bieden hebben en hoe ze elk project aanpakken.

5. NIeuwe projectmanagers zijn niet zo effectief als veteranen

Elke projectmanager zou geselecteerd moeten worden op basis van opleiding en training, ervaring, en benadering van projectmanagement. Maar ervaring is geen garantie op succes, en het gemis aan ervaring is geen zekere mislukking. Sommige projecten hebben de ervaring van een veteraan nodig en andere projecten de frisse blik en een nieuwe invalshoek. Het kan moeilijk zijn voor ervaren projectmanagers, belanghebbenden of ondersteuners om te accepteren dat een andere aanpak van een minder ervaren projectmanager een kans kan zijn op een groter succes.

6. Projectmanagers kunnen elk conflict oplossen

Veel projectmanagers blinken uit in conflictoplossing, maar dat betekent niet dat ze in staat zijn elk conflict op te lossen. Projectmanagers hebben vaak de ondersteuning van het topmanagement nodig in het oplossen van conflicten in het team of met de belanghebbenden. In die gevallen is hulp van buitenaf of bemiddeling nodig. Conflictoplossing vereist de bereidheid bij alle partijen om problemen op te lossen, en als alle partijen daartoe niet bereid zijn kan ook de projectmanager geen ijzer met handen breken.

7. Verandering van scope geeft aan dat het project in problemen zit

De verandering van de scope is een vaak voorkomend iets in projecten en betekent niet altijd dat het project op weg naar mislukking gaat. Afhankelijk van het marktsegment, de aard van het project, de complexiteit ervan of andere factoren kan de verandering van scope eigenlijk worden verwacht of is het noodzakelijk. Zorgen over de verandering van scope zijn terecht als die vaak voorkomen of onverwacht zijn, en wanneer de nieuwe richting van een project niet duidelijk is na een verandering van de scope.

8. De projectmanager is de topexpert van het team

Dit is een vaak voorkomend misverstand, soms aan de kant van belanghebbenden, teams, leveranciers of aan de kant van de projectmanager zelf. De rol van een projectmanager is om te faciliteren, te leiden en om als mentor te fungeren gedurende het project, en de kennis van experts te gebruiken vanuit andere plekken uit het bedrijf om het project daarmee te helpen.

9.Als een project binnen budget en tijd blijft, is het succesvol

Geloof het of niet maar veel projecten zijn uitgevoerd binnen budget en op tijd en hebben compleet het doel gemist als het gaat om de opbrengst ervan. Hoewel budget, tijd en kwaliteit de hoekstenen van projectmanagement zijn er veel meer andere factoren. De finale opbrengst, de manier waarop het project is uitgevoerd, de tevredenheid bij de belanghebbenden, synergie in het team en andere zaken spelen een rol in het succes of mislukking van een project. Uiteindelijk bepalen de belanghebbenden of het project een succes was.

10. Projecten zijn klaar na aftekening

Tegen de tijd dat de belanghebbenden de opbrengsten hebben geaccepteerd en het project hebben afgetekend, hebben de teamleden vaak de neiging het project als afgerond te beschouwen. De waarheid is dat een project nooit volledig is afgerond als er niet de tijd is genomen om de geleerde lessen eens onder de loep te nemen, en er zijn altijd lessen die geleerd zijn. Teamleden zijn ook geneigd te denken dat een dergelijke evaluatie een herhaling van zetten is en dus zonde van de tijd, vooral als ze graag willen doorgaan met een nieuw project, maar dit deel van het project is belangrijk om teams te helpen in het voorkomen van het maken van dezelfde fouten. Alle teamleden moeten daarbij aanwezig zijn om fouten te voorkomen en meer waarde te creëren voor belanghebbenden in de toekomst.

Lees meer over

• it-projecten
• projectmanager
• projectmanagement