'Papa, wat doe je op je werk?'

Als vader van vier kinderen is het vaak lastig om na het werk even te chillen. Zo kwam ik een keer na een lange werkdag thuis toen mijn kinderen op het punt stonden om naar bed te gaan. In ons huishouden stellen we elkaar rond tijd vaak talloze vragen over wat we die dag gedaan hebben. En dus vroeg mijn dochter me: "Papa, wat doe je op je werk?"

Het is niet de eerste keer dat ze die vraag heeft gesteld, maar op deze avond – moe als ik was – besloot ik te antwoorden: "Ik krijg betaald om niets te doen." Daarna probeerde ik mijn werk als leider van een redelijk groot team te omschrijven. Ik maakte een vergelijking met de directeur van haar school.

Schooldirecteur

Op school moet mijn dochter zoveel mogelijk leren en het is het werk van de docenten om haar daarbij te helpen. De rol van de schooldirecteur is vervolgens om de docenten te ondersteunen zodat mijn dochter en haar vriendjes goed kunnen leren.

De directeur krijgt dus niet betaald om te leren. Hij krijgt betaald om ervoor te zorgen dat de leerlingen wat leren en om de docenten daarbij te helpen. Op mijn werk krijg ik niet betaald om met computers te werken, maar om de managers, teamleiders en het team te ondersteunen zodat zij hun werk zo goed mogelijk doen. Ook moet ik er op toezien dat ze hun opdrachten uitvoeren, legde ik haar uit.

Mijn dochter was stil. Ik was stiekem blij met het antwoord dat ik had gegeven, en toen zei ze: "Pap, als je betaald krijgt om niets te doen, waarom ben je er dan zoveel tijd mee bezig?" Ik was verbaasd, wenste haar snel een goedenacht en verliet haar kamer.

Vergaderingen

Toen ik zei dat ik betaald krijg om niets te doen was dat natuurlijk als grap bedoeld. Alhoewel… Als ik kijk hoe ik mijn tijd besteed, dan zit ik bijna de hele dag in vergaderingen.

De opzet en onderwerpen van de vergaderingen zijn gevarieerd. Het kan gaan om bilateraaltjes, team-bijeenkomsten, bestuursvergaderingen, meet en greets etc.

Als ik niet in een meeting zit, ben ik me aan het voorbereiden op een meeting, voer ik actiepunten uit die voortkomen uit een meeting of lees en beantwoord ik e-mails. Geen enkele 'productieve' taak!

Het belang dat organisaties hechten aan vergaderingen wordt vaak bekritiseerd. Hoe vaak hoor je mensen niet zeggen: "Als ik niet zoveel vergaderingen had, kon ik misschien eens wat gaan doen." Maar is dat wel zo? Hoe kunnen we ons werk als CIO's uitvoeren zonder vergaderingen?

Basics

Meetings zijn het werk van CIO's: daar inspireren en motiveren we onze mensen, communiceren we, geven we de prioriteiten aan en besluiten we wat er moet gebeuren. Er bestaat geen effectieve andere manier om dat te doen.

Dus als u of uw team klaagt over te veel vergaderingen, dan is het probleem niet dat er te veel vergaderingen zijn, maar dat ze niet goed genoeg zijn. Het antwoord is dus niet minder vergaderen maar beter vergaderen. Hoe moet u dat doen?

Door te focussen op de basics. Zorg ervoor dat u een duidelijk doel in het achterhoofd heeft, zorg voor een goede agenda en vergewis u ervan dat besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Ik denk dat meetings zo belangrijk zijn dat alles wat we buiten een meeting doen erop gericht moet zijn om de vergaderingen zo effectief mogelijk te maken. Op die manier kunnen we het verschil maken voor onze teams.