De verborgen kosten van de cloud

Op het eerste gezicht lijkt software as a service (SaaS) vanuit financieel perspectief een aantrekkelijke propositie. Maar nu SaaS steeds vaker gebruikt wordt in de werkomgeving, is er ook steeds meer discussie over de vraag of SaaS echt leidt tot kostenbesparingen op de lange termijn.

Uit onderzoek dat Freeform Dynamics uitvoerde onder 202 bedrijven in Europa blijkt dat bijna 40 procent van de bedrijven zich zorgen maakt over de terugkerende kosten die gemoeid gaan met SaaS.

Eén van de grote problemen voor organisaties is om SaaS te vergelijken met in-house systemen. Vaak blijven bepaalde factoren buiten beschouwing waardoor de vergelijking soms ten onrechte uitvalt in het voordeel van de SaaS-oplossing.

Terugkerende kosten

Een factor die bijvoorbeeld wel eens vergeten wordt, zijn de eerdergenoemde terugkerende kosten. In het eerste jaar dat een SaaS-oplossing wordt gebruikt, zullen de kosten vermoedelijk goedkoper uitvallen dan een oplossing waarbij de software moet worden aangeschaft, geïnstalleerd en beheerd.

Maar als we verder kijken dan het eerste jaar, begint het beeld al wat minder helder te worden. Bedrijven moeten dus een meerjarenvergelijking maken waarbij de terugkerende kosten worden meegenomen.

Ook voor aangeschafte software stoppen de kosten natuurlijk niet na het eerste jaar. Software moet worden onderhouden en ondersteund. De schattingen over deze kosten gaan uit van jaarlijkse bedragen die kunnen oplopen tot 25 procent van de oorspronkelijke aanschafkosten.

Daarbovenop komen de kosten voor pc's en servers. Het gaat daarbij vanzelfsprekend om ruwe schattingen, maar het kan geen kwaad als bedrijven toch naar deze kosten kijken over een periode van drie of zelfs vijf jaar.

Verborgen kosten

Daarmee is het verhaal nog niet klaar, omdat er voor een echte vergelijking ook de verborgen kosten moeten worden meegenomen. Want hoewel SaaS natuurlijk de bestaande software moet vervangen, kan het zo zijn dat sommige hardware of personeel toch aangehouden moet worden om gaten in de dienstverlening op te vangen.

Functionaliteit is een ander onderwerp waarop u moet letten. Is de functionaliteit van de SaaS wel vergelijkbaar met die van de bestaande software? Als de SaaS-oplossing niet alles dekt, hoeveel kost het dan om de blinde vlekken ingevuld te krijgen? Aan de andere kant: waarom zou u betalen voor functionaliteit die u toch niet nodig hebt?

Behoefte

Het vergelijken van de total cost of ownership van SaaS en traditonele software is geen gemakkelijke opgave. Er zijn tal van zaken die u in eerste instantie misschien over het hoofd ziet (de kosten van trainingen, kortingen, personeelskosten et cetera).

Hoewel het moeilijk is de uitkomst van de berekeningen van tevoren te voorspellen, zijn er wel enkele uitspraken vooraf te doen. Zo zullen kleine bedrijven zonder IT-afdeling waarschijnlijk het meest gebaat zijn bij SaaS.

Voor bedrijven waarbij de voordelen wat minder snel direct zijn vast te stellen, is het toch nuttig om de berekening te maken. Al was het maar omdat er op die manier goed kan worden vastgesteld waaraan er behoefte is.