Hoe multinationals profiteren van collaboration tools

Managers van Procter & Gamble en Cisco hebben nieuwe middelen tot hun beschikking om de inventiviteit van werknemers elders in de organisatie (en elders op de wereld) makkelijker aan te boren. Door middel van videoconferencing, instant messaging en wiki's is het eenvoudiger om mensen en hun ideeën bij elkaar te brengen.

Door deze tools te gebruiken, besparen P&G en Cisco op reiskosten. Bovendien zijn werknemers beter uitgerust omdat ze niet meer de helft van de tijd van plaats naar plaats moeten vliegen. Een extra voordeel is dat de tools de bedrijven in staat stellen om nieuwe inzichten te ontdekken die anders vermoedelijk ergens waren blijven steken op de werkvloer.

Absolute noodzaak

"Door gebruik te maken van dergelijke tools is werk niet langer een plaats waar je bent, maar iets wat je doet", stelt Laurie Heltsley, verantwoordelijk voor global business services bij P&G. "Het grootste intellectuele eigendom dat we bezitten, zijn onze mensen en hun expertise."

Met 138.000 werknemers in 80 landen en een jaaromzet van 80 miljard dollar kan de levensmiddelengigant niet meer zonder collaboration tools, stelt Heltsley. "Het is voor ons een absolute noodzaak om elke dag op die manier met elkaar in contact te staan. Met de sterke concurrentie die we hebben, zijn we gewoon verplicht om vaak te brainstormen en te innoveren."

Videoblog

Voor Cisco is collaboration zo mogelijk nog belangrijk. Het bedrijf maakt er niet alleen zelf veelvuldig gebruik van, de netwerkgigant verdient ook flink door de techniek aan anderen te verkopen.

John Chambers, CEO van Cisco, heeft verklaard dat hij wil dat Cisco leidend wordt op het gebied van collaboration-software in de komende jaren. Chambers zelf heeft een videoblog dat hij gebruikt om te communiceren met werknemers van over de hele wereld en omgekeerd plaatsen werknemers duizenden video's online op het interne kanaal 'C Vision'.

De video's en collaboration tools zorgen er niet alleen voor dat er veel kennis wordt gedeeld, ze zorgen ook voor een gemeenschapsgevoel binnen de organisatie. En dat gevoel is doorslaggevend voor succes maar niet altijd even makkelijk om te bereiken, stelt Rick Hutley (vice-president bij de internet business solutions group van Cisco).

Ook de opbrengsten van de collaboration tools zijn indrukwekkend. Volgens Hutley leverden de tools in het fiscale jaar 2008 691 miljoen dollar op voor Cisco.

Mac-gebruikers

Cisco zet collaboration tools onder meer in voor het bouwen van online hulp-tools. Zo hebben de Mac-gebruikers bij Cisco een eigen wiki opgezet om elkaar te helpen met het oplossen van problemen en om informatie over bugs en dergelijke te delen. Alleen al op die manier heeft Cisco 4 miljoen dollar uitgespaard: geld dat anders had moeten worden gebruikt voor het inhuren van externe Mac-experts die de problemen hadden moeten verhelpen.