De nadelen van benchmarking bij outsourcing

Verstandige IT-outsourcing-klanten nemen doorgaans benchmark-clausules op in hun contracten. Dergelijke clausules hebben als voordeel dat ze de klant in staat stellen om een onafhankelijke partij te laten kijken naar de prijsstelling van de aanbieder.

Maar benchmarking kan ook tot problemen leiden. Zo is onder meer medewerking van outsourer nodig – en die zit daar doorgaans niet echt om te springen. Het is duur. En het kost tijd.

Klanten beginnen vaak na te denken over benchmarking in moeilijke tijden. Ze moeten de kosten terugbrengen en willen heronderhandelen over de gesloten contracten. Op dat moment is het tegelijkertijd het moeilijkst om te investeren in goede benchmarking.

Volgens sommige consultants bestaat er een alternatief voor benchmarking: het proxy-bod. "Een proxy-bod is wat de benchmarker aan services zou aanbieden als hij zelf in de outsourcing-business zat", legt Scott Feuless, senior consultant bij Compass Consulting Services, uit. "Onafhankelijke benchmarking-bedrijven zitten niet in de outsourcing-business, maar ze hebben wel toegang tot uitgebreide gegevens over hoeveel bepaalde diensten kosten."

In tegenstelling tot bij een normale benchmark-test is het bij een proxy-bod niet noodzakelijk om de medewerking van de outsourcer te hebben. Dat heeft grote voordelen: outsourcers die door een onafhankelijke partij op het matje worden geroepen, zijn doorgaans niet erg genegen om hun medewerking te verlenen. Benchmarking wordt door veel outsourcers opgevat als een motie van wantrouwen van de klant.

De provider die meedoet aan benchmarking moet niet alleen tijd en mensen vrijmaken om zich aan die procedure te onderwerpen; hij loopt ook nog eens een grote kans dat hij aan het einde van het proces zijn prijzen moet verlagen.

Ook klanten hebben negatieve ervaringen met benchmarking: zij krijgen vaak problemen met de provider die geen zin heeft om mee te werken. "Dan is het makkelijker om via een proxy-bod een prijsindicatie te krijgen en meteen aan de onderhandelingstafel te gaan zitten", aldus Feuless.

Een proxy-bod is bovendien goedkoper en kost minder tijd dan traditionele benchmarking. Vaak is er met een proxy-bod maar de helft van de tijd en het geld gemoeid.

Ook kan een proxy-bod een opstapje zijn voor een traditionele benchmarking-test. Feuless: "Sommige klanten willen gewoon weten of de betaalde prijzen in lijn zijn met wat er in de rest van de markt wordt betaald. Op basis daarvan kunnen klanten vervolgens bepalen of ze toch een uitgebreide test willen."