Stop met bullet points en PowerPoint

De CIO kwam vol vertrouwen het podium op. Hij begon met een leuke anekdote over het vermijden van hongerige vendors. Het publiek lachte, Blackberry's werden weggestopt. Toen pakte de spreker zijn afstandsbediening en begon met een eindeloze reeks Powerpoint-slides met tal van bullet points. Zestig seconden nadat hij met zijn Powerpoint-presentatie was begonnen, kwamen de Blackberry's weer tevoorschijn: het publiek haakte af.

Ik overwoog in te grijpen, het podium op te stormen en de afstandsbediening uit zijn handen te grissen. Alles om ervoor te zorgen dat de spreker weer een mens zou worden. Wat jammer, dacht ik, dat deze gewoonte onder leidinggevenden zo moeilijk te veranderen is.

Als ik een CIO uitnodig als spreker, doe ik altijd de suggestie om een presentatie te doen zonder slides. Afgaande op de reacties zou je denken dat ik voorstel om zonder broek op het podium te verschijnen.

"Powerpoint is zo'n grote steun geworden omdat sprekers hun verhaal in veel gevallen niet goed genoeg kennen", stelt Loraine Antrim, medeoprichter van Core Ideas Communications. "Ik vertel mensen dat elke slides het oog wat te doen geeft terwijl de oren worden afgesloten. Zelfs de sprekers horen zichzelf niet meer."

Antrim geeft leidinggevenden al 12 jaar trainingen voor het geven van presentaties. Bijna niemand blijkt bereid om in één klap afscheid te nemen van Powerpoint. "Het is onderdeel geworden van de bedrijfscultuur. Je hebt dus de nodige moed nodig om daarmee te breken." Leidinggevenden zijn verslaafd aan de manier waarop het programma de informatie presenteert. Bovendien scheelt het voorbereidingstijd.

Maar net als met zoveel andere aspecten van de communicatie is het wel degelijk mogelijk om deze slechte gewoonte af te leren. Lees bijvoorbeeld het boek Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery van Garr Reynolds. Een paar van Reynolds' nuttige tips:

- Zet de eerste ideeën voor uw presentatie op papier. Blijf weg van de pc. - Maak en gebruik mooie afbeeldingen om uw verhaal te illustreren. Dat zullen mensen herinneren. - Vermoei uw toehoorders niet met talloze bullet points. Gebruik ze zo weinig dat mensen ze daadwerkelijk zullen onthouden als u ze eens gebruikt. - Ken uw verhaallijn zo goed dat u nauwelijks op papier of op de slides hoeft te kijken.

Als u echt niet in staat bent om een presentatie zonder PowerPoint te doen, maak de slides dan in ieder geval de moeite van het bekijken waard. Zorg ervoor dat ik het podium niet hoef te bestormen.