12 Tips om IT-kosten terug te brengen

Er zijn drie zaken die ervoor zorgen dat de IT-kosten binnen een organisatie toenemen. Te weten: nieuwe vraag door veranderingen binnen de business; de vraag als gevolg van al eerder genomen besluiten; en de consumptie van IT-diensten. Hieronder tips voor het binnen de perken houden van dergelijke kosten.

Nieuwe vraag door veranderingen binnen de business:

1. Vraag of de veranderingen aan de business-kant meer waarde zullen creëren dan de kosten die ermee gemoeid zijn. Selecteer vervolgens alleen die veranderingen die daadwerkelijk flink wat kunnen opleveren. En betrek daarbij de ondersteuningskosten die door blijven lopen.

2. Kijk nogmaals kritisch naar voorstellen. De omvang en de risico's van een project kunnen in de loop van de tijd veranderen. Door op vaste tijden nogmaals projecten nogmaals onder de loep te nemen, is het mogelijk om onrendabele projecten tijdig te herkennen. Beperk de omvang, kijk of er extra inkomsten mee zijn te genereren en maak een einde aan projecten die onvoldoende doordacht blijken.

3. Kies voor 80-20-oplossingen. Probeer de duurste oplossingen te vermijden en vraag altijd naar alternatieve oplossingen. Als het mogelijk is om 80 procent van de gevraagde functionaliteit te leveren tegen 20 procent van de kosten, moet er wel een hele goede reden zijn om te kiezen voor de 100 procent-oplossing.

4. Maak gebruik van pilots. Doe eerst een test voordat u van start gaat met een compleet nieuw project. Dat is een goedkope manier om te kijken of u op de goede weg zit. Het is ook veel makkelijker om een proef te beëindigen dan een daadwerkelijk project.

5. Houd de kosten en inkomsten scherp in de gaten. Vraag hiervoor hulp van de financiële afdeling. En zorg ervoor dat alle kosten (ook de toekomstige) scherp in de gaten worden gehouden.

De vraag als gevolg van al eerder genomen besluiten:

1. Achterhaalde features en applicaties. Werk samen met de gebruikers om achterhaalde features en onnodige producten op te sporen en vervolgens aan te passen of te beëindigen.

2. Shared services. Applicaties en diensten die dubbel worden aangeboden, maken de zaken complexer en zorgen ervoor dat de organisatie minder wendbaar is. Overweeg daarom gebruik te maken van shared services en virtualisatie.

3. Standaardisatie. Besluiten uit het verleden hebben mogelijk geleid tot een lappendeken van hardware, besturingssystemen en applicaties. Probeer te standaardiseren en de infrastructuur simpeler te maken.

De consumptie van IT-diensten:

1. Pas de service levels aan, gebaseerd op de werkelijke vraag. Maak duidelijk dat er een trade-off bestaat tussen service levels en kosten. Support die 24/7 beschikbaar is, is nu eenmaal duurder dan als er alleen tijdens werktijden ondersteuning hoeft te zijn.

2. Maak de business duidelijk wat de kosten van IT zijn en wat gebruikers kunnen doen om die kosten binnen de perken te houden. Beperk het IT-jargon en leg gebruikers duidelijk uit waar ze aan toe zijn.

3. Veel organisaties hebben ongebruikt materiaal (pc's, printers, software, servers) waarvoor kosten in rekening worden gebracht. Werk samen met de business om die verborgen kosten te ontdekken.

4. Maak account managers verantwoordelijk voor IT-beslissingen. Zorg ervoor dat zij de vraag rationaliseren en duplicatie tegengaan.