6 Manieren om uw productiviteit te verbeteren

De manier waarop we werken, is vaak een gewoonte geworden. In veel gevallen hebben deze gewoonten ons succesvol gemaakt. En dat maakt het meteen lastig om dergelijke gewoonten aan te passen.

“Veel managers hebben bijvoorbeeld de gewoonte om meteen te reageren als ze een horen of zien dat er een nieuwe e-mail binnenkomt", zegt productiviteitsexpert Jason Womack. “Als ze die Pavlov-reactie niet aanpakken, wordt het lastig om hun gewoontes te veranderen."

De grootste fout die veel professionals maken is dat ze hun tijd blijven gebruiken voor activiteiten die het niet langer waard zijn, meent Womack. “Ze gaan door als ze al klaar zijn", zegt hij. “Ze typen een e-mail terwijl ze de vraag al in het subject hebben beantwoord. Ze blijven aan de telefoon hangen terwijl het doel van het gesprek al is bereikt. Ze blijven in de vergaderruimte terwijl alle agendapunten al zijn afgerond."

Om dergelijke fouten te voorkomen, geeft Womack zes tips om uw productiviteit te verbeteren.

1. De 15-minutenregel

Deel uw werkdag in in delen van 15 minuten. Als u 8 uur werkt, heeft u dus 32 delen van 15 minuten. 15 Minuten is lang genoeg om iets te doen en kort genoeg om tijd voor te vinden tijdens uw werkdag.

Als u een vergadering hebt die normaal een uur duurt, adviseert Womack om die vijftien minuten over te beginnen. Hij meent dat het mogelijk is om in 45 minuten hetzelfde te bereiken als in een uur. Door de vergadering te beperken tot 45 minuten bent u gedwongen to-the-point te blijven.

2. Weet wanneer u klaar bent

Werk blijven doen dat eigenlijk al is afgerond, kost veel tijd. “Als ik een non-fictie boek krijg, ben ik er klaar mee als iets van de auteur heb geleerd dat ik daarvoor nog niet wist", zegt hij. “Ik heb boeken gekocht waar ik twee of drie keer een kwartier in heb gelezen, ik leerde er iets van en gaf ze vervolgens aan iemand anders."

3. Elimineer afleiding

Heeft u een baas die u regelmatig lastigvalt met vragen, wacht dan niet tot hij bij u langskomt maar ga zelf langs. Zeg: “Ik werk aan een aantal dingen en heb zo een vergadering. Ik kan daarbij geen afleiding gebruiken. Is er iets dat u me wilt vertellen of vragen?"

4. Neem kleine stappen

Womack adviseert om een to do-lijst op te stellen met kleine stappen. Denk aan acties als 'bel', 'bekijk', 'maak een afspraak'. Dergelijke doelen zijn doorgaans makkelijk te verwezenlijken en helpen een project vooruit.

Grotere stappen ('bediscussieer', 'implementeer') kosten meer tijd. Breek ze daarom op in kleinere stappen. Op die manier krijgt u niet het gevoel dat u bedolven wordt onder het werk.

5. Tref voorbereidingen voor bonustijd

De volgende keer dat uw vlucht vertraagd is of dat u in de wachtkamer bij de dokter zit, moet u niet geïrriteerd raken. Erken dat u zojuist 'bonustijd' heeft gekregen. Breng daarom overal werk mee naartoe. Eindelijk heeft u tijd om een e-mail te beantwoorden of een telefoontje te plegen.

6. Gebruik e-mail shortcuts

Zowel de Blackberry als de iPhone stelt gebruikers in staat om shortcuts te gebruiken als ze hun smartphone gebruiken voor e-mail. Op die manier kunt u met een simpele lettercombinatie uitgebreid antwoord geven op veel gestelde vragen.