Documenten in de cloud: risico's en voordelen

DropBox, GoogleDocs, Microsoft Office 365, SkyDox. Tal van bedrijven proberen u over te halen om uw documenten in de cloud onder te brengen. Het lijkt een aantrekkelijk concept, maar wat zijn de voor- en nadelen?

Voordelen

De voordelen voor een cloud-strategie, waarbij zakelijke gebruikers hun data in de cloud plaatsen, liggen voor de hand:

- Er is minder in-house infrastructuur nodig om uit te rollen en te beheren. - De data zijn beschikbaar ongeacht of de gebruiker een desktop gebruikt of een mobiel platform. - Het onderbrengen van data op één centrale plaats kan tot meer collaboration leiden. - De kosten zijn voorspelbaar omdat de abonnementskosten helder zijn.

Klinkt goed allemaal, niet? De problemen ontstaan echter als gebruikers de mogelijkheid hebben om zich individueel aan te melden voor dergelijke diensten. Opeens zijn de data op verschillende plaatsen in de cloud ondergebracht.

En als een werknemer vertrekt, hebt u er opeens geen toegang meer toe. Als u een audit krijgt waarbij u moet laten zien welke data er in de cloud staan, heeft u daar bovendien de medewerking van de werknemer voor nodig.

Risico's

Als u besluit om voor een cloud-oplossing te kiezen voor uw documenten, is er een aantal zaken dat u eerst moet doen:

- Kijk naar de risico's. Wie plaatst wat in de cloud? Als onderzoekers bijvoorbeeld bezig zijn met een project dat in de toekomst tot nieuwe producten en/of inkomstenstromen moet leiden, dan wilt u waarschijnlijk liever niet dat ze dat in de cloud opslaan.

- Onderzoek het security-niveau dat uw aanbieder garandeert. Afhankelijkk van wat u in de cloud onderbrengt, wilt u een zeker niveau van bescherming. Zorg dat er repercussies zijn als uw aanbieder niet aan zijn SLA kan voldoen.

- Zorg voor een beleid en centrale controle. U moet de gebruikers-policies vanuit een centraal punt kunnen beheren. U wilt verschillende gebruikers verschillende rollen kunnen geven.

- Kijk naar de processen voor backups en disaster recovery. Prima om een plaats te hebben waar u uw documenten opslaat, maar wat gebeurt er als het misgaat? Maakt de provider wel backups?

- Maak een exit-strategie. Wat doet u als u wegwilt bij de provider of als de provider ermee stopt? Hoe krijgt u al die data weer terug? Spreek dit door met de provider en zet een en ander op papier.