Stuur effectieve e-mails

Als u een mailtje ontvangt, is het een goede gewoonte om de verzender te laten weten dat u het bericht heeft ontvangen. Als een volledige reply te veel werk vraagt, kunt u volstaan met het bericht dat u de mail hebt ontvangen en dat het volledige antwoord morgenmiddag komt.

Geen reply

Houd rekening met de manier waarop een onbeantwoorde mail kan worden geïnterpreteerd. Denkt de verzender wellicht dat zijn bericht u nooit heeft bereikt? Dat is mogelijk, maar niet waarschijnlijk.

Betekent het dat u zijn bericht niet hebt gezien tussen alle andere berichten die u ontvangt? Betekent het dat u het oneens bent met de inhoud? Betekent het dat u de verzender niet mag?

Als u geen reply stuurt, zal de ander waarschijnlijk voor de uitleg kiezen die zijn of haar angsten alleen maar bevestigt.

Snel reply-en

Sommige CEO's waarmee ik werk, hebben een persoonlijk regel dat ze iedereen binnen een bepaalde tijd beantwoorden.

Een CEO van een consultancy-bedrijf probeert bijvoorbeeld altijd binnen vier uur te antwoorden, omdat hij op die manier wil bevestigen dat hij een dienstbaar bedrijf heeft. Een ander vertelde me dat hij alle communicatie aan het eind van de dag wil hebben afgerond.

Een derde CEO vertelde me dat zij een bedrijfsbreed beleid heeft waarbij alle mail binnen 24 uur wordt beantwoord.

Forwarden

Wees voorzichtig met het forwarden van berichten. Misschien wilde de verzender helemaal niet dat u zijn of haar gedachten met een andere persoon deelde.

Of misschien staat er in het doorgestuurde bericht wel iets wat beledigend of genant is voor degene aan wie u het bericht doorstuurt. Het is altijd verstandig om de inhoud voor het doorsturen nog eens goed te bekijken.

Houd het kort

Als u iets aan iemand schrijft, moet u het niet te moeilijk maken voor de ontvanger. U wilt hem of haar geen onnodig werk bezorgen. En u wilt het zo makkelijk mogelijk maken voor mensen om te reageren. Houd de berichten dus kort.

Als u verschillende vragen hebt, overweeg dan om meer dan een bericht te sturen. Op die manier kan de ontvanger de simpele vragen snel beantwoorden en krijgt hij wat meer tijd om de moeilijke vraag te beantwoorden.

Vermijd berichten waarin u voor verschillende mensen verschillende mededelingen hebt. Op die manier voorkomt u dat mensen hele lappen tekst moeten lezen die niet voor hen bedoeld zijn.

Onderwerp

Kies een goed onderwerp, waardoor de ontvanger het bericht snel opent. Het mag echter niet misleidend zijn. Kies een paar woorden waardoor de ontvanger zich een beeld kan vormen over de inhoud.

Het is een goede gewoonte om mensen aan het begin van het bericht aan te spreken. Dat maakt het duidelijk tegen wie u het heeft en het is beter voor de relatie die u met de ontvanger onderhoudt. Begin dus met 'Hoi Peter', 'Beste Peter' of simpelweg 'Peter'.