Zo houdt u uw mailbox onder controle

Nog voor de komst van het informatietijdperk was er een simpele regel voor het verbeteren van de productiviteit. Die luidde: 'pak elk document maar eenmaal vast'.

Dat wil zeggen: als u door de stapel papieren gaat die nu al tijden op uw bureau liggen, moet u elk document oppakken en vervolgens een beslissing nemen: weggooien of er meteen naar handelen. U mag het document onder geen beding terugleggen op uw bureau.

Weggooien

Met e-mail is het niet veel anders. Open uw mailbox als u tijd heeft om de berichten te behandelen en 'raak' elke mail maar één keer aan. Als een mail onzin is, moet u het weggooien.

Als een mail handige informatie bevat maar als u er verder niets mee moet doen, moet u het archiveren. En in alle andere gevallen moet u er meteen iets mee doen: stuur een reply.

Multitasken

Sommige mensen hebben hun mailprogramma de hele dag openstaan en krijgen meldingen als er nieuwe berichten binnenkomen. Andere, iets minder obsessieve mensen checken hun mail een paar keer per uur, achter het bureau of op hun smartphone.

Tenzij u op iets belangrijks wacht en geen actie kunt ondernemen tot u dat bericht hebt ontvangen, blijkt dat een grote tijdverspilling. U springt immers steeds op en neer tussen twee of meer taken.

Als computers multitasken verliezen ze tijd maar ze verliezen nooit informatie. Als mensen multitasken raken ze zowel tijd als informatie kwijt.

Gezette tijden

Daarnaast kunt u zich afvragen wat de motivatie is achter het constant checken van uw mail. Volgens Joseph Ferrari, auteur van het boek 'Still Procrastinating? The No Regrets Guide to Getting It Done', organiseren we zelf een systeem om ons af te leiden als we iets moeten doen waarin we geen zin hebben.

Om het aantal verstoringen te beperken, is het een goede gewoonte om uw mailbox alleen op gezette tijden te openen, bijvoorbeeld om 8 uur, 11 uur en 16 uur.

Als u zich opmaakt om aan uw mail te werken, moet u voldoende tijd inruimen om uw inbox schoon te maken. Dit maakt het mogelijk om de rest van de dag aan andere zaken te denken.