Zo achterhaalt u problemen met IT-projecten

Maar al te vaak blijven problemen bij IT-projecten onopgemerkt totdat het onmogelijk is om ze nog langer te negeren. Denk bijvoorbeeld aan problemen die ertoe leiden dat het projectbudget ontoereikend is.

Het identificeren van mogelijke problemen met IT-problemen - problemen die zich onder de ondervlakte bevinden - lijkt op het eerste gezicht misschien onmogelijk. Wie heeft er immers de tijd om een stap terug te zetten en de status van een project met zoveel onderdelen goed in te schatten als er toch al flinke tijdsdruk is?

Status

Maar er is een makkelijke manier om problemen vast te stellen voordat ze uit de hand lopen. Rob Prinzo, CEO van een project management training-bedrijf, adviseert om projectleden te vragen hoe zij over de status van het project denken.

"Ondervraag belangrijke deelnemers om uit te vinden wat de business drivers zijn, de politieke omgeving, de mogelijke barrières binnen de organisatie, wat in het verleden goed heeft gewerkt", adviseert Prinzo. "Zij zullen je vertellen wat er mis is met het project."

Gezond

Het vragen van teamleden naar potentiële problemen is een belangrijke stap om IT-projecten gezond te krijgen en ook om tekortkomingen in de plannen vast te stellen. Wat hebben de medewerkers nodig? Moeten er nog trainingen komen voor eindgebruikers?

Andere stappen die u moet nemen zijn: kijken naar de projectdocumentatie om vast te stellen dat het compleet is en uw bevindingen delen met de belangrijkste stakeholders voor het project zodat u problemen snel kunt verhelpen.

Requirements

Incomplete documentatie is een belangrijke waarschuwing dat uw project niet goed doordacht is, zegt Prinzo. Projectdocumentatie waarin niet wordt uitgelegd hoe de eindgebruikers worden getraind bij de ingebruikname van nieuwe applicaties, kan er bijvoorbeeld toe leiden dat de nieuwe software niet goed wordt gebruikt.

Hetzelfde geldt voor slecht omschreven requirements - of verschillen tussen de wensen van de gebruikers en datgene wat IT denkt dat de gebruikers willen. Dat kan ertoe leiden dat de software niet voldoet aan de wensen van de organisatie.

Overhead

"Mensen zeggen vaak dat een dergelijk proces met checks overhead is, maar als u een goede methode volgt, kan het veel opleveren", meent Prinzo. "Op die manier ontdekt u tekortkomingen voordat ze een groot probleem gaan vormen."