Weet u wat u weet?

Wat er op het eerste gezicht wellicht uitziet als een berg droge data is in feite een rijke bron van consumenteninformatie, werknemersinformatie en business intelligence. Het is tegelijkertijd een potentieel juridisch mijnenveld en een bron van reputatieschade.

Hoewel volgens onderzoek bijna tweederde van de IT-leidinggevenden de potentiële waarde inziet van de informatie die ze hebben, heeft minder dan eenderde een goed beleid en processen om deze informatie te beheren.

Zeker nu werknemers meer informatie produceren dan ooit is dat een gegeven om u zorgen over te maken. Veel bedrijven hebben immers een tekort aan storage-ruimte en CIOs moeten een beslissing nemen over het bewaren of verwijderen van informatie.

De CIO's zijn ook verplicht om zich aan steeds strengere regels te houden met betrekking tot data-bescherming en data disclosure. U hoeft de krant maar te lezen om te begrijpen wat er mis kan gaan als u dat verkeerd doet.

Daarom vijf stappen die u moet nemen:

1. Begrijp welke informatie u heeft

Stel vast welke informatie uw organisatie behandelt: van klantengegevens en financiële transacties tot blauwdrukken voor nieuwe producten en communicatie van werknemers. Vind uit hoe veilig die informatie is. Stel beleid op voor toegang tot de informatie en zorg ervoor dat uw IT-systemen uw benadering ondersteunen.

2. Begrijp wat u met uw informatie wil

Vind uit wat voor waarde de business aan informatie hecht. Bedenk manieren waarop klantendata kunnen worden gebruikt om de sales-strategie bij te sturen of de productontwikkeling aan te passen. IT speelt een centrale rol in het achterhalen van dergelijke informatie.

3. Zorg ervoor dat iedereen betrokken is

Het is noodzakelijk dat iedereen binnen de business samenwerkt om de informatiestrategie op te stellen en uit te voeren. Het heeft geen zin als IT de ene kant opgaat, terwijl andere afdelingen voor een andere oplossing kiezen.

4. Implementeer het beleid eerst aan de top

Beleid is belangrijk, maar werkt niet als werknemers zich er niets van aantrekken. Het is daarom belangrijk dat de leiding het belang ervan inziet en uitdraagt.

5. Weet wanneer u afscheid moet nemen

Data kunnen eeuwig worden opgeslagen. Maar dat het kan, hoeft nog niet betekenen dat u het ook moet doen. Alles opslaan is niet nodig. Stel dus vast wanneer informatie weg kan.