Weg met de gedetailleerde RFP's!

Artikelgereedschap

Gepubliceerd: Donderdag 14 juli 2011
Auteur: Colin Lawson

Het wordt tijd om bij sourcing de nadruk te leggen op het creëren van waarde in plaats van op uitgebreide documentatie.

Het opstellen van traditionele, zeer gedetailleerde RFP's (requests for proposals) los van de service providers en de brede business community van de klant is een verspilling van tijd, geld en inspanning.

Gedetailleerde, zeer technische RFP's beperken de mogelijkheden om te kijken naar wat er kan met service providers, juridische adviseurs en de business leaders van de klant. Als gevolg daarvan is er te weinig visie, een gebrek aan strategie en te weinig begrip over hoe een succesvolle implementatie eruit zou moeten zien.

Innovatie

Het probleem met de traditionele RFP-processen is dat ze confronterend zijn en samenwerking en begrip in de weg staan. Ze beperken creativiteit en innovatie en vormen een rem op transformatie.

Het is daarom tijd om te kijken naar een betere manier om afspraken te maken. Een manier waarbij er wordt gefocust op de uitkomsten voor de business. En een manier waarbij service providers een goed en gedetailleerd inzicht hebben met betrekking tot de business strategie en doelstellingen.

Deze benadering moet ervoor zorgen dat de beste service provider wordt uitgekozen (in plaats van dat de slechtste wordt geëlimineerd). De klant moet een duurzame relatie kunnen opbouwen met de provider waarbij er waarde wordt gecreëerd.

Consulatierondes

De realiteit is nu anders. Bij de meeste outsourcing-transacties zijn klanten veel te veel tijd met het documenteren van technische voorwaarden. Er is te weinig begrip voor de wensen van de business.

Maar al te vaak leveren adviseurs standaard documenten, technische beschrijvingen en SLA's. Klanten en service providers vertrouwen elkaar hierdoor onvoldoende. De processen gaan er bovendien vanuit dat de adviseur het altijd het beste weet. Consultatierondes waarbij service providers en business leaders input kunnen geven, zijn zeer zeldzaam.

Kort gezegd moeten klanten kiezen voor een outsourcing-benadering die hen in staat stelt om duurzame lange-termijn voordelen te begalen die worden gemeten gedurende de hele tijd dat de sourcing-afspraken lopen.