De kosten van een slechte CIO

Door de onafhankelijke review van een IT-systeem binnen een grote organisatie ben ik er onlangs weer aan herinnerd hoe groot het verschil kan zijn tussen een goede en een slechte CIO. De informatie in die review blijkt een goede illustratie van het verschil tussen een goede CIO die er bovenop zit en iemand die duidelijk een paar transistors tekort komt om een chip te zijn.

De audit was uitgevoerd op verzoek van de nieuwe CIO die net in dienst was getreden. Hij wilde een goed overzicht hebben van de belangrijkste systemen van de organisatie. Uit het onderzoek kwamen een paar schokkende resultaten naar voren, onder meer met betrekking tot de kosten.

Kosten omlaag

Zo bleek onder meer dat een supplier zes keer zoveel rekende aan de organisatie als dezelfde supplier een vergelijkbaar andere bedrijf rekende.

Gezien de omvang van de operatie – het ging om tientallen miljoenen euro’s – was dat een significant verschil. De hardware die de supplier gebruikte om het systeem draaiende te houden, was ook aan de dure kant. Er werden miljoenen extra uitgegeven voor topkwaliteit waar standaard server-hardware had volstaan.

De bevindingen van het rapport maakten duidelijk dat de kosten in het eerste jaar met 30 procent omlaag konden en in de daaropvolgende jaren met meer dan 60 procent.

Goed nieuws

Dat was goed nieuws voor de nieuwe CIO en zijn baas, maar het leidde ook tot ongemakkelijke vragen over het optreden van zijn voorganger: hoe had het zo uit de hand kunnen lopen?

Het belangrijkste probleem was een slecht procurement-proces, waardoor een waardevol contract naar één enkele supplier was gegaan zonder dat er goed was gekeken naar de kosten en mogelijkheden om die te beperken. De supplier stond simpelweg aan het roer bij de technische en financiële beslissingen met betrekking tot het systeem.

Het grootste probleem voor de nieuwe CIO was hoe hij het beste een oplossing kon verzinnen voor de ontstane moeilijkheden. Zijn mogelijkheden waren beperkt door het contract dat zijn voorganger had ondertekend. Nieuwe contractonderhandelingen waren dus noodzakelijk.

Goud waard

Nu we in een tijd leven dat allerlei organisaties, zeker in de publieke sector, op zoek zijn naar manieren om de dienstverlening te verbeteren en ondertussen kosten te besparen, kan een CIO daar duidelijk een rol in spelen.

Dit geval is duidelijk weer een voorbeeld dat een goede CIO zijn gewicht in goud waard is. En dat een slechte CIO de organisatie een vermogen kan kosten.