6 Tips voor de implementatie van e-mail in de cloud

Sonesta heeft wereldwijd 34 hotels, resorts, casino’s en cruiseschepen. Elke instelling heeft zijn eigen infrastructuur voor gasten – televisie, internetttoegang et cetera – die om security-redenen losstaan van zaken als het reserveringssysteem en het facilities management systeem.

Alle verschillende onderdelen worden bij elkaar gehouden via e-mail. Het is een betrouwbare dienst die het mogelijk maakt een wereldwijde business goed te coördineren, legt Carol Beggs (vice president technologie bij Sonesta) uit.

In een hotel mag de e-mail daarom nooit platgaan. Aangezien Sonesta niet veel IT’ers in dienst heeft, was het dus zaak een bulletproof oplossing te bedenken. Beggs deelt haar zes tips voor Exchange e-mail in de cloud.

1. Definieer het business-risico en wat u kunt doen om het te minimaliseren

Aangezien Sonesta geen budget had om dure availability/business continuity-systemen te bouwen, moest de hotelketen op zoek naar een derde partij die dat kon. Beggs: “We realiseerden ons hoe belangrijk e-mail is. En hoewel we backup-routines hebben, wilde ik toch een extra beschermingslaag.”

2. Bepaal hoe ‘extern’ uw aanbieder kan zijn

“E-mail is zo belangrijk dat ik het niet helemaal uit handen wil geven aan iemand anders. Ik wil niet iemand inhuren om er vervolgens achter te komen dat het toch niet zo veilig was als gedacht”, aldus Beggs. “Daarom wilde ik het onsite hosten. Dus we moesten een keuze maken uit een appliance of de keuze maken voor externe hosting onsite.”

3. Verdeel de taken tussen u en uw aanbieder

Veel bedrijven raken in de problemen omdat ze ervan uitgaan dat hun SaaS- of cloud-aanbieder overal verantwoordelijk voor is. De werkelijkheid is dat klanten wel degelijk verantwoordelijk zijn voor een deel van de processen. Stel dat dus goed vast. Sonesta koos uiteindelijk voor Mimecast, een e-maildienst die dienst doet als centraal knooppunt voor Sonesta’s mail. Gebruikers maken gebruik van Local Exchange hosts, die de berichten via Mimecast sturen in plaats van direct naar de geadresseerde. De datacenters van Mimecast zorgen voor de backup, de security en het spamfilter.

4. Private of publieke cloud?

Sonesta koos voor een private cloud. Dat was een pragmatische beslissing. Sonesta is gebonden aan allerhande regulering die het moeilijk maakt om gebruik te maken van een publieke cloud. Beggs: “We wilden een dienst waarbij werknemers toch nog bij hun e-mail konden via internet als de mail platlag. Maar we wilden het niet in-house beheren.”

5. Start de uitrol op de makkelijke plaatsen

Sonesta kan zijn personeel niet zomaar losweken van hun dagelijkse bezigheden in het hotel. De uitrol moet daarom gefaseerd gebeuren.

6. Houd de tijdlijn in de gaten

“We zijn pas net begonnen met de implementatie van de cloud, maar dat wil niet zeggen dat we niet meer mission-critical applicaties naar de cloud zullen verplaatsen in de toekomst”, aldus Beggs.