Tien zaken die misgaan met IT-procurement

1. Het ondertekenen van het contract met de leverancier

Als u simpelweg het contract van de leverancier ondertekent, loopt u de kans dat u akkoord gaat met een afspraak waarbij de leverancier geen enkele verantwoordelijkheid draagt. Wanneer iets geleverd wordt blijft vaag en het is onder geen beding mogelijk de leverancier juridisch verantwoordelijk te stellen als er iets misgaat. Neem daarom uw eigen voorwaarden en condities op in het contract.

2. Selecteren van de leverancier

Het is van belang om de leverancier pas te laten weten dat u voor hem hebt gekozen als hij aan alle door u gewenste voorwaarden heeft voldaan. Op het moment dat de leverancier weet dat hij uw keuze is, stelt hij zich minder meegaand op tijdens onderhandelingen. Start daarom met meerdere (drie bijvoorbeeld) kandidaten.

3. Vastleggen wat er wordt geleverd

De meeste contracten van leveranciers zijn met opzet vaag over wat er moet worden geleverd. Als er software wordt geleverd, zorg er dan voor dat de functionaliteit van die software goed wordt vastgelegd in een schema. Ook diensten moeten goed worden omschreven. Zorg ervoor dat niet zomaar alles tot extra kosten kan leiden.

4. Tijdspad

In de ideale situatie bevat uw afspraak met de leverancier een duidelijk tijdspad met daarin mijlpalen die op vooraf vastgestelde data moeten worden gehaald. Leveranciers zijn meestal niet geneigd om met dergelijke afspraken in te stemmen. Zij stellen vaak dat zij ook afhankelijk zijn van de klant. Ook die moet immers bepaalde afspraken nakomen. Maak daarom afspraken over de wederzijdse verplichtingen.

5. Het recht om weg te lopen

U moet ervoor zorgen dat u het recht krijgt om de oplossing uit te proberen. Als de oplossing niet werkt, moet u uw geld terug kunnen krijgen. Het alternatief is een gang naar de rechter.

6. Betaling

Als klant moet u duidelijkheid krijgen over de prijs die u moet betalen. U moet zich er ook van vergewissen dat de uitzonderingsgronden die tot extra kosten kunnen leiden, binnen de perken blijven.

7. De reikwijdte van de licentie

Als u de software buiten de reikwijdte van de licentie gebruikt, maakt u mogelijk inbreuk op iemands intellectuele eigendom. Daarom moet u goed letten het gebruik dat is toegestaan volgens de licentie. Hoeveel gebruikers zijn toegestaan bijvoorbeeld? Een licentie die de gebruiker meer vrijheid geeft, is te verkiezen boven een licentie waarbij u weer naar de onderhandelingstafel moet als er iets verandert.

8. Het beschermen van intellectueel eigendom

Als u het intellectueel eigendom wilt beschermen van de dienst of software die u van uw leverancier krijgt geleverd, leg dat dan expliciet vast. Anders kan niets verhinderen dat uw leverancier dezelfde dienst of software aan uw concurrent verkoopt.

9. IP-claims

Als u een softwarelicentie van uw leverancier heeft, wil dat nog niet zeggen dat u daarmee bent gevrijwaard van claims, bijvoorbeeld van een derde partij die het intellectueel eigendom claimt. Idealiter krijgt u een geschreven toezegging van de leverancier dat hij geen inbreuk maakt op de rechten van derden.

10. Verantwoordelijkheid van de leverancier

U kunt allerlei afspraken maken met uw leverancier, maar als hij die afspraken kan breken zonder dat hij daar juridisch aansprakelijk voor is, bent u nog nergens. Maak daarover dus óók goede afspraken.