Maak IT-kosten inzichtelijker

Nu IT steeds gewoner is in de meeste organisaties, speelt IT niet louter meer een ondersteunende rol. Steeds vaker is IT onmisbaar voor allerhande diensten en producten. Als gevolg daarvan vormen IT-kosten een toenemende en soms significant deel van de totale kosten van een organisatie. Bij veel bedrijven ontbreekt het echter aan de financiële transparantie om de implicaties daarvan te doorgronden.

Dit heeft verschillende consequenties. In de eerste plaats maakt dit het lastiger voor leidinggevenden om de kosten en uitgaven goed te beheersen. In de tweede plaats vormt dit een probleem voor de boekhouding van een bedrijf.

Wie de IT-kosten van de verkochte goederen goed begrijpt, kan daar zijn voordeel mee doen door zijn organisatie competitiever en wendbaarder te maken.

IT-kosten manifesteren zich op verschillende manieren binnen een organisatie. Omdat maar weinig bedrijven de IT-kosten consistent en gedetailleerd berekenen, blijft vaak onduidelijk waar het geld aan opgaat.

Hoewel IT-kosten gerelateerd kunnen zijn aan tal van activiteiten, gooien de meeste organisaties de verschillende IT-kosten op één hoop – vaak samen met de algemene en administratieve uitgaven.

Als IT de kosten transparant wil maken, moeten de kosten niet alleen worden uitgesplitst naar verschillende activiteiten, maar moeten ze ook worden toegerekend aan de consumptie door een klant. Op die manier kan een leidinggevende betere beslissingen nemen.

Declaratie

Neem bijvoorbeeld een declaratiedienst bij een verzekeraar. Voor een ingediende claim zijn tal van zaken nodig: een declaratieformulier, een verslag van het incident, foto's van de schade, schattingen etc. Door een webbased systeem voor het beheer van al die documenten in te voeren, kan een verzekeringsbedrijf de kosten flink naar beneden brengen.

De kosten van een dergelijk systeem zijn een direct gevolg van het aanbieden van een declaratiedienst en moeten daarom in de boekhouding worden opgenomen als kosten voor het verkopen van die dienst (de verzekering) en niet als algemene of administratieve uitgaven.

Dit soort informatie stelt IT en de business in staat om bedrijfsplannen te maken op basis van feiten. In dit voorbeeld brengt de verzekeraar de kosten van het indienen van declaraties naar beneden. Ook gaat het proces sneller. De verzekeraar moet deze lagere kosten doorgeven aan de klanten die een lagere premie moeten betalen.