Vijf vragen over strategisch gebruik van SaaS

In de eerste helft van 2010 kregen we bij Forrester meer dan 350 vragen binnen van klanten over Software-as-a-Service (SaaS). Kopers vragen niet langer wat SaaS is, wie het aanbiedt en of het veilig is. Nee, we krijgen steeds geavanceerdere vragen binnen.

Denk aan vragen over de implementatie van SaaS binnen het totale applicatie-portfolio, de beschikbaarheid van best practices voor het uitrollen van SaaS en het gebruik van governance en due diligence bij de aanschaf van SaaS. Maar ook: in welke vaardigheden moet ik binnen mijn organisatie investeren om optimaal gebruik te kunnen maken van SaaS?

Uit al deze vragen blijkt dat bedrijven steeds meer op een meer strategische en gecentraliseerde wijze naar SaaS kijken. Om een idee te geven van de kwesties die er leven rondom de implementatie van SaaS behandelen we vijf vragen waar veel organisaties tegenaan zullen lopen.

1. Welke nieuwe categorieën bestaan er voor SaaS-applicaties?

SaaS heeft een lange weg afgelegd sinds de introductie meer dan een decennium geleden. Aanvankelijk werd SaaS vooral ingezet voor contact management en HR. Tegenwoordig wordt SaaS voor vrijwel elke software-categorie aangeboden – van e-mail via ERP tot IT-management.

Vanwege het voortdurend veranderende SaaS-landschap moeten leidinggevenden die zich bezighouden met sourcing, zich voortdurend op de hoogte laten stellen van de nieuwe ontwikkelingen in de verschillende software-categorieën. Onderhoud ook warme contacten met suppliers zoals EMC, IBM, Oracle en SAP.

2. Hoe moet de governance worden geregeld bij SaaS?

Eén van de kenmerken van SaaS is altijd geweest dat het snel en incrementeel uitgerold kan worden. Dat betekent dat SaaS-kopers vaak onder de radar blijven van de verantwoordelijken voor corporate governance.

Maar SaaS heeft wel degelijk karakteristieken die vereisen dat u nadenkt over de keuze voor een vendor, risico's en organisatorische vaardigheden. Sourcing-beslissers moeten leidinggevenden inlichten over de gevolgen van SaaS en de cloud.

3. Wat betekent SaaS voor de security?

Organisaties gaan zich steeds comfortabeler voelen bij het SaaS-concept, maar er blijven vragen over de fysieke en logistieke security en over disaster recovery. Daarom is het nodig om goed samen te werken met de security-deskundigen binnen uw organisatie.

4. Welke strategieën zijn er voor SaaS-onderhandelingen?

Kostenbesparingen zijn een belangrijke reden om gebruik te maken van SaaS. Tegelijkertijd bestaan er ook zorgen over meerjarige SaaS-contracten en grootschalige toepassingen. SaaS-kopers kunnen doorgaans een lagere prijs bedingen als ze contracten voor meerdere jaren aangaan. Het is daarbij wel van belang om veiligheidskleppen in te bouwen. Denk bijvoorbeeld aan een maximumprijs of de mogelijkheid om ongebruikte capaciteit 'terug te geven'.

5. Welke best practices bestaan er voor SaaS?

De SaaS-kopers van vandaag zijn meer en meer gefocust op een implementatie-strategie. Inclusief business-processtrategie, customization en integratie. Sommige SaaS-aanbieders hebben hun dienstverlening uitgebreid met best practices voor snelle implementatie en consulting. Andere aanbieders maken gebruik van systeemintegratiepartners die kunnen helpen met de implementatie.

Kopers moeten vooraf vaststellen waar dergelijke hulp van pas kan komen, bijvoorbeeld omdat er een gebrek aan in-house kennis is op dit gebied.