Trage updates leiden tot 'IT-schuld'

'ERP financials' verwijst doorgaans naar de softwarepakketten die bedrijven gebruiken om zaken als rekeningen, facturen, koopopdrachten en dergelijke te beheren. Niet iets waarvan je erg opgewonden van raakt, maar onmisbaar bij elke bedrijfsvoering. De 'financials of ERP' daarentegen is een onderwerp waarover menige CFO (of CIO of CEO) erg opgewonden van kan raken.

Twee nieuwe onderzoeken naar de IT-omgevingen binnen bedrijven laten zien waarom tal van bedrijven spijt krijgen nadat ze miljoenen hebben uitgegeven aan licenties, implementatie en support voor traditionele ERP-applicaties.

De redenen ervoor zijn talrijk, maar vaak komt het neer op een combinatie van te veel applicaties, slecht portfolio-management en uitgaven die vooral doen denken aan een Sysifus-arbeid.

IT-schuld

Om te beginnen is daar de studie van Andy Kyte, fellow bij Gartner. Kyte becijfert daarin dat de wereldwijde 'IT-schuld' dit jaar 500 miljard dollar bedraagt en in 2015 kan zijn opgelopen tot 1000 miljard dollar.

Dat zijn grote getallen, maar wat betekent IT-schuld eigenlijk? Het zijn "de kosten om de onderhoudsachterstand weg te werken om ervoor te zorgen dat het applicatie-portfolio van bedrijven helemaal up-to-date is."

Anders gezegd: bedrijven stellen onderhoud en updates voor hun on-premise software uit en lopen daardoor tal van risico's: financieel, technologisch, administratief en op het gebied van business-processen.

"Er zijn geen grote problemen als de updates een keer een jaar of twee jaar achterblijven", stelt Kyte. "Maar door het onderhoud jarenlang uit te stellen, loopt men het gevaar dat de applicatie-portfolio griezelig achterhaald wordt."

Risico's

Maar dat is nog niet eens het ergste. Het ontbreekt veel bedrijven aan een goed overzicht van alle corporate applicaties. Ook een gestructureerde evaluatie voor de gebruikte software is er vaak niet. Daarbovenop kopen bedrijven meer en meer applicaties, met alle complexiteit, hogere kosten en extra risico's van dien.

"Dit betekent dat het IT-management nooit op de hoogte is van de omvang van het 'IT-schuld'-probleem", zegt Kyte. "Het probleem blijft onzichtbaar, maar wordt wel elk jaar groter en complexer."

Functionaliteiten

Een tweede onderzoek, afkomstig van IT-consultant MorganFranklin, geeft een nog ontluisterender beeld van de problemen van de wildgroei aan applicaties. Van de 350 respondenten van een onderzoek tijdens Oracle's Collaborate 2010-conferentie was 53 procent niet op de hoogte van de functionaliteiten van ERP-software.

Bovendien wist de helft van de ondervraagden weinig over de mogelijkheden om hun ERP-software aan te passen aan de eigen wensen. "Wie niets weet over customization wacht langer met upgraden, met hogere kosten als gevolg", stelt Anil Goel, manager bij MorganFranklin.

"Deze bevindingen laten zien dat er nog veel ruimte is om gebruikers het een en ander bij te brengen over bestaande ERP-mogelijkheden", voegt Goel daar aan toe. "Net zoals er winst is te boeken door de return op bestaande investeringen te vergroten."