Vijf tips voor business process outsourcing

Organisaties die overwegen gebruik te maken van BPO of hun activiteiten op dit vlak willen uitbreiden, doen er verstandig aan om zich een goed beeld te vormen van de BPO-markt. Ook kunnen zij lessen leren van hun ervaringen met IT-outsourcing.

Nu de BPO-markt volwassen wordt, doen veel van de uitdagingen die zich eerder al voordeden bij IT-outsourcing, zich ook voor bij BPO. We hebben daarom zes lessen van IT-outsourcing op een rijtje gezet.

1. BPO zal niet altijd leiden tot kostenbesparingen

De mythe dat outsourcing de klant kosten bespaart, kennen we nog van IT-outsourcing en duikt ook weer op bij BPO. Outsourcing om besparingen te realiseren, is aantrekkelijk – zeker in moeilijke economische tijden. Maar er zijn ook andere belangrijke redenen om over te gaan op BPO: flexibiliteit, schaalbaarheid, snelheid en innovatie. Focus dus niet alleen op kostenbesparingen, maar ook op de eventuele andere voordelen.

2. Wees duidelijk over wat u wilt

Onduidelijke communicatie kan tot veel ellende leiden. Zowel intern als extern. Zorg ervoor dat de plannen maar op één manier geïnterpreteerd kunnen worden. Als de focus van de deal desondanks toch verandert, zorg er dan voor dat alle betrokkenen daarvan snel op de hoogte worden gebracht.

3. Overweeg alternatieven

Er bestaat altijd het gevaar van interrupties tijdens de transitie naar een nieuwe aanbieder. Organisaties die gebruik willen maken van BPO, moeten zich daarom goed laten informeren over de markt en de aanbieders. Inclusief evaluaties van de alternatieve aanbieders.

4. Houd de deals flexibel

Er worden nooit zoveel slechte deals ondertekend als tijdens een recessie. Kopers ontpoppen zich als koopjesjagers en proberen het onderste uit de kan te halen. Maar als de marktomstandigheden veranderen kan dat slecht uitpakken. Goedkoop blijkt dan maar al te vaak duurkoop. Sluit daarom geen langdurige deals af.

5. Onderhoud goede relaties met de belangrijke vendors

Met het outsourcen van business processen is veel vertrouwen gemoeid. Zorg daarom voor goede relaties met de vendors die strategisch belangrijk zijn.