Software kopen: zo moet het niet

handdruk, handen, handshake, afspraak.Foto:handdruk, handen, handshake, afspraak

Artikelgereedschap

Gepubliceerd: Woensdag 8 september 2010
Auteur: Andy Hayler

Gelet op de bedragen die bedrijven uitgeven aan enterprise software zou je verwachten dat ze inmiddels het aankoopproces vrij goed onder de knie hebben. Niets is minder waar.

Telkens weer blijkt dat organisaties bij de aanschaf van software te werk gaan op een manier die nog het meest doet denken aan het gooien van dartpijlen naar een lijst met potentiële vendors.

Een recent gesprek dat ik had over een enterprise software applicatie (kosten: honderdduizenden euro's) is een mooie illustratie. De vriend die ik erover sprak had net een dag gereisd om de applicatie te kunnen bekijken bij een klant.

Referenties

Dat klinkt verstandig: het is altijd handig om je op de hoogte te stellen van de referenties van andere gebruikers. Waarom was mijn vriend dan zo geïrriteerd over zijn reis? Hij noemde het 'totale tijdverspilling'. "We hebben het softwarepakket allang gekozen en deze wordt het niet. Sterker nog, het contract met de andere vendor was de dag ervoor al ondertekend."

Waarom dan alsnog de tijd van de andere vendor (en de klant voor zijn referentie) verspillen? "We moeten boekhouding laten zien dat we een pakket hebben gekozen na een grondige evaluatie van de verschillende aanbieders."

En hoe werd de winnaar dan gekozen? "Oh, we hadden een prachtige presentatie van die vendor. Ik weet dat je zo niet moet kiezen, maar we hadden nu eenmaal snel een pakket nodig."

Geen tijd

Hopelijk was deze ervaring niet representatief voor iedereen, maar deze organisatie is zeker niet de enige die het aanschafproces van nieuwe software zo uitvoert. Telkens weer kom ik voorbeelden tegen van bedrijven die software aanschaffen zonder dat daar een gestructureerd beslissingsproces aan vooraf gaat.

Waarom gaat het zo vaak verkeerd? Waarschijnlijk omdat de mensen die de uiteindelijk beslissing nemen (de eindgebruikers met de macht om een cheque uit te schrijven) maar zelden software kopen en ontzettende haast hebben om een probleem opgelost te zien worden.

Dat betekent dat er 'geen tijd' is voor een evaluatie van alternatieven en voor het opstellen van criteria waaraan de software moet voldoen. Wellicht. Er is later echter voldoende tijd om u te realiseren dat de aanschaf toch verkeerd was.