Waarom CEO's IT-begrotingen niet aan banden moeten leggen

Terwijl CEO's jaar na jaar beknibbelen op de budgetten voor IT, proberen CIO's een goede belans te vinden tussen het geld dat ze uittrekken voor het laten draaien van de business (RTB) versus het geld dat ze willen aanwenden om de business te laten groeien (GTB).

Door het percentage dat wordt uitgegeven aan beheer en lopende zaken (RTB) te beperken, hopen ze meer geld over te houden om het bedrijf op te stuwen in de vaart der volkeren. In goede IT-organisaties is de verhouding soms fifty-fifty, maar 70% RTB en 30% GTB is een veel vaker voorkomende verhouding.

Dat heeft alles te maken met de manier waarop het IT-budget wordt vastgesteld. Elk jaar wordt er naar het afgelopen jaar gekeken om te bepalen wat een geschikt bedrag is voor het komende jaar.

Hoewel dat wellicht een voor de hand liggende oplossing is voor het RTB-deel van het budget, is deze benadering allesbehalve ideaal voor het GTB-deel. Het beknibbelen op GTB heeft grote gevolgen: de organisatie wordt er een stuk bureaucratischer door.

Er moeten commissies aan het werk die moeten bepalen welke IT-projecten wel doorgang kunnen vinden en welke niet. Dergelijke processen kunnen lang duren en tot frustratie leiden. Het uiteindelijke gevolg is dat waardevolle projecten om die reden niet worden gefinancierd. Ook gebeurt het dat schaduwprojecten buiten het besluitvormingsproces om worden gerealiseerd.

Geen plafond

De beste manier waarop een CEO dergelijke problemen kan voorkomen, is door geen plafond meer in te stellen voor nieuwe IT-investeringen. Dat betekent niet dat de CEO een blanco cheque moet geven aan de CIO. In plaats daarvan moet de CEO de business de verantwoordelijkheid geven voor het financieren van nieuwe IT-projecten. Als de business een nieuw project wil hebben, moeten ze er zelf voor betalen.

De IT wordt daardoor niet langer een partij die moet woekeren met een beperkt budget, maar een partner die managers helpt met het verwezenlijken van de door hen gewenste projecten – soms op eigen kracht en soms met de hulp van vendors van buiten.