Reanimeer uw mislukte ondernemingsplannen

Als je lang genoeg in het bedrijfsleven hebt rondgelopen, heb je het allemaal al eens gezien. Enkele perfect uitgevoerde implementaties. Een aantal volledig mislukte deals. Talloze nooit afgeronde projecten. En een enorme hoeveelheid zwaar gefrustreerde topmanagers.

Veel van die frustraties worden veroorzaakt door mislukte ondernemingsplannen. Iedereen kan zonder twijfel een dergelijk project aanwijzen dat, niet zonder reden, enorme irritaties opwekt. Een mislukt ondernemingsplan leidt ertoe dat verwachte resultaatsverbeteringen achterwege blijven, terwijl er wel investeringen voor zijn gepleegd. En dat is slecht nieuws, zeker in de huidige economische tijd waarin iedere euro aan extra omzet meer dan welkom is. Maar wat nu, als de niet gerealiseerde extra omzet die simpelweg uit je handen is gegleden alsnog kan worden gerealiseerd als je met een frisse blik en een ander perspectief naar de mogelijkheden kijkt? De meeste bestuurders zullen er bovenop springen als ze de kans krijgen om met weinig inspanning alsnog meer omzet te genereren. Maar daarvoor moet je wel bereid zijn eerst een paar oude wonden open te trekken.

Reddingsactie

Als een plan niet goed uitpakt, is de eerste stap die moet worden gezet, hoe pijnlijk ook, het opzetten van een evaluatie om te zien waar het mis is gegaan. In de meeste gevallen levert dit een herkenbaar beeld op. Je stak veel energie in het dichttimmeren van je plannen en je had de juiste mensen bij elkaar gevonden om bepaalde verbeteringen door te voeren. Maar toen gebeurde er ineens iets, of wellicht gebeurde er juist wel heel veel, waardoor het allemaal in de soep liep. Een grote overname kan de zaken bijvoorbeeld flink verstoren, zeker als hij plaatsvindt tijdens een ERP-implementatie.

Flinke verschuivingen in het management kunnen een organisatie tijdelijk stuurloos maken, leveranciers kunnen failliet gaan, er kunnen ineens nieuwe zaken bovenaan de prioriteitenlijst staan, maar wat de oorzaak ook is: het levert hoe dan ook frustraties op. Je hebt veel geld en tijd in een plan gestoken, maar uiteindelijk levert het de aandeelhouders niet op wat ervan werd verwacht. De beloofde inkrimping van het personeel kwam er niet, het betalingsgedrag van debiteuren toonde niet de verwachte verbetering en deadlines werden niet gehaald. Waar het op neerkomt: het ondernemingsplan pakte niet goed uit, en aandeelhouders gaan lastige vragen stellen over je lange-termijnplannen, of erger nog: die beschouwen ze ook meteen maar als mislukt.

CFO’s en CIO’s hebben doorgaans prima door wat er mis is gegaan. Maar na jarenlang geploeter om een implementatie rond te krijgen, zien ze erg op tegen het vooruitzicht al dat werk opnieuw tegen het licht te houden. Het ondernemingsplan waar zoveel van werd verwacht lijkt nu ineens op een Zwart Gat en veel managers zijn niet genegen een organisatie door de mangel te halen waarin jarenlang keihard is gewerkt voor iets dat niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. En dat is precies het punt waarbij BCR (Business Case Rescue) een oplossing kan bieden.

De ideale kandidaat voor een BCR-reddingsactie is een ondernemingsplan waarbij het praktische voordeel van de resultaten die je ermee wilden behalen glashelder zijn. Stof het plan af en draag het over aan een gemotiveerde consultant die er een snelle blik op kan werpen om te zien in hoeverre de doelstellingen uit het plan daadwerkelijk niet zijn bereikt. Als de beoogde resultaten bijna, maar niet helemaal zijn bereikt, dan bedenk je een plan waarmee het niet-bereikte deel alsnog kan worden binnengehaald, uiteraard tegen zo laag mogelijke kosten. Daarbij zul je op een objectieve manier moeten onderzoeken waar destijds gaten in het resultaat zijn gevallen of je huidige organisatie voldoende capaciteit heeft om ze nu alsnog te dichten. Kijk daarbij naar zaken zoals de beoogde bezuiniging op personeelskosten, de verwachte opbrengst van nieuwe producten, het vergroten van je werkkapitaal, het managen van de inkomstenstroom, vervoerskosten en voorraadbeheer en de tijdsduur van je procescyclus.

Metselwerk

De volgende stap is dat je onderzoekt waarom bepaalde doelstellingen niet zijn bereikt. Als je een ERP vergelijkt met metselwerk, dan kun je bedenken dat een financieel lek in een van de onderdelen van een enorme complexe organisatie met verschillende business units en locaties ertoe kan leiden dat er uiteindelijk winst van de onderneming als geheel verdwijnt. Maar als je daarbij niet weet dat een van de onderdelen een lek heeft, dan kun je het ook niet repareren.

Onderzoek dus de verschillende mogelijkheden. Op welke punten schoten processen tekort? Was er iets mis op het vlak van business intelligence? Functioneerde het executive dashboard wel naar behoren? Was er onduidelijkheid over de belangrijkste prestatie-indicatoren? De laatste stap bij een implementatie, het aanbrengen van aanpassingen en verbeteringen die de kosten en baten van een project direct inzichtelijk maken en die ervoor zorgen dat informatie op het juiste moment de bestuurslagen bereikt, vormt een onderdeel dat in dit opzicht vaak van grote waarde blijkt te zijn.

Andere veelvoorkomende oorzaken voor het mislukken van een ondernemingsplan zijn:

●   Onduidelijkheid over het beginpunt ●   Bezuinigingen op zaken die achteraf toch waardevol blijken te zijn ●   Gebrek aan vertrouwen over het behalen van resultaten ●   Slecht uitgevoerd verandermanagement ●   Een gebrekkig vermogen om moeilijke maar belangrijke beslissingen te nemen

Soms zijn de oorzaken voor een gebrek aan succes onduidelijk. Implementaties kunnen bijvoorbeeld ook tekortschieten omdat de betrokkenen vermoeid raken door een project en er doorheen zitten. Wellicht hebben ze de beste intenties, maar geven ze het toch op – terwijl die baar met goud waar ze naar zoeken maar een paar meter verwijderd is van de plaats waar ze aan het graven zijn.

Analyseer vanuit de huidige parameters

Wat de oorzaak ook mag zijn, er zijn altijd kansen op herstel met behulp van Business Case Rescue, en de mogelijkheden komen vaak naar boven in een kort onderzoek naar je oorspronkelijke bedoelingen. Als het goed wordt aangepakt, kan een mislukt ondernemingsplan opnieuw worden opgepikt zonder dat er veel drama aan te pas komt, zonder dat er met beschuldigende vingers wordt gewezen en zonder dat er grote financiële risico’s aan vastzitten. Een goede adviseur moet altijd in staat zijn je weer op het goede pad te helpen, maar dan wel op basis van de huidige bedrijfsomstandigheden. ERP-implementatie kan een tijdrovend proces zijn, waardoor de belangrijkste parameters in de loop der tijd kunnen zijn veranderd.

Tijdens een implementatie worden nieuwe eisen vastgesteld en er zullen veel veranderingen worden aangebracht aan de scope van het project. In sommige gevallen zullen zelfs verplichtingen worden aangegaan voor ‘Fase 2’. Door het ondernemingsplan nu bij te stellen wordt de focus vastgehouden op de onderdelen die gegarandeerd winstgevend zouden worden naast de verwachtingen die tijdens de implementatie zijn ontstaan. Het is daarom van cruciaal belang om steeds met een actuele en realistische forecast te werken, zodat duidelijk wordt hoe groot het gat is dat moet worden gedicht. Het is evenzo belangrijk om te weten of er onrealistische doelen en veronderstellingen waren opgenomen in het oorspronkelijke plan. Door hier inzicht in te krijgen zal het oorspronkelijke plan niet worden gered, maar het helpt je wel een meer realistisch scenario te ontwikkelen voor toekomstig beleid.

Klein risico, grote opbrengst

Consultants spreken vaak over risico-spreiding en over contracten die value-based zijn. Het is echter een enome uitdaging om dit in een complex project te implementeren. Business Case Rescue-projecten kennen een andere aard. Het gaat vaak om projecten die zich, dankzij hun duidelijke parameters en korte looptijd, lenen voor performance-based overeenkomsten. Het zijn projecten met een duidelijke focus en waarbij in korte tijd, vaak zelfs binnen een kalenderkwartaal, resultaat wordt geboekt.

Tegen de achtergrond van de huidige economische crisis zouden bedrijven en dienstverleners voldoende gezamenlijk belang moeten zien om tot financiering van Business Case Rescue-projecten te komen. Met de juiste benadering moet het mogelijk zijn om real value te vinden voor de financiering van je project, zodat er geld wordt bespaard. Grote bedrijfsaanpassingen vormen vaak een enorm complex project. Hoewel de meeste ervan veel opbrengen, is er ook een aanzienlijk aantal waarbij om uiteenlopende redenen de verwachtingen niet worden waargemaakt. Dat mag echter geen reden zijn om een dergelijk project af te blazen, zeker niet kort voordat de opbrengst die vooraf was verwacht zich aan lijkt te dienen. Soms is er niet meer nodig dan een bescheiden back-up plan, en de hulp van iemand die weet hoe je slapende honden wakker maakt zonder dat je door ze wordt gebeten.