9 Manieren om geld te besparen met outsourcing

1. Vraag uw service provider om tips voor kostenbesparingen

"Afhankelijk van hoelang een contract al loopt, bestaat er een goede kans dat de werknemers van de externe dienstverlener beter op de hoogte zijn van uw technische omgeving en processen dat uw eigen werknemers", stelt Frances Karamouzis, research vice president bij Gartner Research and Advisory Services.

Vraag uw vendor dus om zijn personeel te vragen naar tips om processen en dergelijke te verbeteren. Vraag hun om voorrang te geven aan ideeën die nog in het lopende fiscale jaar financiële voordelen op kunnen leveren.

De beste outsourcing-contracten bevatten afspraken waarin de provider belooft dat hij zijn klant helpt met het vinden van kostenbesparende maatregelen, stelt Daniel Masur van het advocatenkantoor Mayer Brown. Als uw contract niet een dergelijke afspraak bevat, zorg er dan voor dat er incentives zijn voor (de werknemers van) uw IT-dienstverlener om met dergelijke maatregelen op de proppen te komen. Denk daarbij aan een bonus voor het beste kostenbesparende plan, het delen van de opbrengsten of een korting op de volgende factuur.

2. Onderhandel over gouden, zilveren en bronzen service levels

Maak het mogelijk om gelaagde service-contracten af te sluiten met uw vendor. Vraag vervolgens aan uw interne klanten welk ondersteuningsniveau en welk kostenniveau voor hun afdeling geschikt is.

3. Pluk de voordelen van standaardisatie

Kunt u zich nog herinneren hoeveel tijd u bent bezig geweest om de processen zodanig te verbeteren dat u goed kon samenwerken met uw IT-dienstverlener? Als u die processen nu op orde heeft, kunt u daar de vruchten van plukken. U kunt een deel van het werk wellicht overhevelen naar een nieuwe, goedkopere provider.

Dat kan ook in een opkomende markt. "Een klant van mij kon een deel van zijn geavanceerde ontwikkelwerk verplaatsen naar een bedrijf dat was gevestigd in Pakistan tegen een fractie van de kosten die hij aanvankelijk maakte", vertelt Edward J. Hansen van het advocatenkantoor Morgan, Lewis & Bockius. Omdat zowel de oorspronkelijke outsourcer als het Pakistaanse bedrijf volgens dezelfde standaarden werkten, leverde dat geen problemen op.

4. Ga meer en langer outsourcen

Neem de huidige activiteiten die u uitvoert goed onder de loep en kijk of er werkzaamheden zijn die in aanmerking komen om elders te worden uitgevoerd. Het is ook de moeite waard om te kijken of uw outsourcing-contract kan worden verlengd. Als dat het geval is, biedt dat een mooie gelegenheid om het met uw vendor te hebben over kostenbesparingen.

5. Kijk naar de performance van uw provider

Vendors maken net als hun klanten moeilijke tijden door. Veel providers besparen om die reden op hun kosten: ze verlagen het aantal medewerkers, leveren slechter werk af of doen niet meer wat ze beloven. Alle reden om de performance van uw outsourcer goed te monitoren. Dat kost wellicht tijd en geld, maar het alternatief – alles loopt in het honderd – is nog veel duurder.

6. Ga offshore

Kijk nog eens naar de outsourcing die nu nog gewoon in Nederland wordt gedaan. Is het misschien de moeite waard om gebruik te maken van diensten in opkomende markten? Een paar jaar geleden waren die diensten misschien nog niet goed genoeg, maar kijk eens hoe dienstverleners offshore zich hebben ontwikkeld.

7. Breng het volume omlaag

Doe wat u kunt om de service-volumes omlaag te brengen. Volgens uw contract bent u misschien verplicht om een minimumaantal diensten af te nemen, maar het is altijd de moeite waard om te kijken of er zaken zijn die geschrapt kunnen worden.

8. Heronderhandel uw contract

Meer dan 40 procent van de bedrijven overweegt om het contract met hun outsourcer dit jaar te heronderhandelen, zo blijkt uit onderzoek van Gartner. "Veel bedrijven zijn daarbij erg succesvol", aldus Karamouzis.

Als uw outsourcing-deal al minstens een jaar van kracht is, moet u opnieuw naar de onderhandelingstafel. "Let er daarbij wel op dat de kwaliteit en de serviceniveaus niet worden opgeofferd", waarschuwt Karamouzis.

9. Maak gebruik van uw recht om te auditen, te benchmarken en weg te lopen

Een audit kan onthullen dat u te veel betaalt, terwijl een benchmark een goed middel is om te onderhandelen over lagere prijzen. Als uw vendor niet genegen is om de onderhandelingen te heropenen, kunt u insourcing overwegen. Ook een overstap naar een andere outsourcer is het overwegen waard. De suggestie dat u bereid bent die stap te nemen, kan al leiden tot lagere prijzen of betere dienstverlening.