Spreadsheets zijn net kakkerlakken

Spreadsheets zijn de technologische equivalent van kakkerlakken. Ze bestaan al decennia, ze verspreiden zich als een lopend vuurtje en niemand weet hoe je de verspreiding ervan tot stilstand kunt brengen.

Jarenlang hebben allerhande software-aanbieders (Microsoft uitgezonderd uiteraard) geprobeerd om aan ongediertebestrijding te doen. Ze boden oplossingen aan om hun klanten van de spreadsheet te verlossen.

Dat is niet voor niets. Spreadsheets leiden nogal eens tot fouten. Iemand voegt verkeerde informatie toe en de hele organisatie heeft er last van. Uit onderzoek bleek eens dat 80 procent van alle spreadsheets significante fouten bevat.

Betrouwbare vriend

Talloze spreadsheets die vol staan met fouten, kunnen tot grote problemen leiden. Bij de financiële verslaglegging bijvoorbeeld. Verscheidene CIO's hebben me verteld over bijeenkomsten die totaal uit de hand liepen omdat niet het antwoord had op de vraag: 'wiens Excel-nummers kloppen?'.

Het punt is: veel zakelijke gebruikers zien Excel helemaal niet als een vervelende tool. Integendeel: ze zien het programma als een betrouwbare vriend. En die steun onder gebruikers verklaart meteen waarom het zo lastig is om aan ongediertebestrijding te doen als het om spreadsheets gaat. De kakkerlakken komen altijd terug.

Dat heeft ertoe geleid dat vendors – en die op het gebied van business intelligence in het bijzonder – hebben besloten tot een 'leven en laten leven'-strategie als het op spreadsheets aankomt.

Flexibel

Nieuwe technologieën maken het mogelijk om de data van spreadsheets te integreren en de officiële datastromen van het bedrijf. De transitie is niet eenvoudig, maar hij begint inmiddels wel te werken.

De oplossing ligt voor de hand. Elk bedrijf heeft een spreadsheet-beleid nodig. Maak het wel flexibel genoeg, anders jaagt u de medewerkers op de kast. Zo vreemd is dat niet. Voordat BI een miljardenbusiness werd, was de spreadsheet de de facto BI-tool.