Communiceren kunt u leren

Het onderzoek '2009/2010 Communication ROI Study' laat zien dat de bedrijven die het beste kunnen communiceren, het ook financieel het beste doen. Sterker nog: de bedrijven die het meest effectief communiceren leverden hun aandeelhouders in de laatste vijf jaar 47 procent meer op dan de bedrijven die het minst effectief zijn.

Deze wijsheid is ook toepasbaar op de rol van de CIO. CIO's die goed kunnen communiceren, leiden effectievere IT-afdelingen die hun bedrijven kunnen helpen met snellere groei en transformaties.

Goede communicatie betekent: de juiste boodschap en de juiste hoeveelheid informatie overbrengen naar de juiste mensen via het juiste middel. Laten we de belangrijkste aspecten hierbij stuk voor stuk bekijken:

De inhoud van de boodschap

Bekijk de informatiebehoeftes bij verschillende stakeholders en stel uzelf daarbij de volgende vragen: Waarom moet iemand deze boodschap horen? Wat betekent deze boodschap voor iemand op persoonlijk niveau? En waarom zouden ze zich er druk over moeten maken?

Het overbrengen van de boodschap

Als u een boodschap wil overbrengen, moet u rekening houden met de bedrijfscultuur. In een omgeving waar veel mensen in een magazijn werken, heeft lang niet iedereen e-mail bijvoorbeeld.

Verpak de boodschap in een taal die de ontvanger begrijpt. Een boodschap voor de CFO zal financieel van aard zijn, het hoofd sales spreekt u aan met een boodschap over de groei van het bedrijf.

Houd ook rekening met de inhoud van de boodschap. Als er grote veranderingen op til staan, kan het belangrijk en raadzaam zijn om de boodschap persoonlijk over te brengen.

De hoeveelheid boodschappen

Voortdurend boodschappen uitsturen werkt natuurlijk niet. Maar het omgekeerde is ook problematisch. Bij een crisis moet u zo snel mogelijk vertellen wat er aan de hand is. Bovendien moeten mensen bij een crisis weten wie u bent. Als u nog nooit een boodschap hebt uitgestuurd, wordt dat lastig.

Feedback

Communicatie gaat twee kanten op. Vraag de input en ideeën van anderen. Gebruik die informatie om uw boodschap beter te maken. Luister naar wat er wordt gezegd, maar ook naar wat er niet wordt gezegd.