Zo maakt u videoconferencing tot een succes

Waarschijnlijk zullen veel vendors het met deze constatering oneens zijn en claimen dat de videoconferencing-revolutie op het punt van uitbreken staat. Dat geldt echter slechts voor een kleine groep.

Ondanks alle voordelen – de mogelijkheid om teams op afstand bij een 'face-to-face'-vergadering te betrekken, de lagere reiskosten en tijdbesparing – kleven er ook nog de nodige nadelen aan videoconferencing.

Om te beginnen is videoconferencing voor bedrijven een redelijk kostbare aangelegenheid. Ook de installatie en het beheer zijn niet eenvoudig. Aan beide kanten van de verbinding is speciale apparatuur nodig. Deze moet vaak in een speciaal gebouwde ruimte staan die eigenlijk nergens anders voor kan worden gebruikt.

Vertragingen kunnen ertoe leiden dat het vrij vermoeiend is om deel te nemen aan een videoconferentie. Het belangrijkste bezwaar is echter dat veel mensen zich niet prettig voelen bij het idee dat hun gezicht op een scherm is te zien.

Daarom blijven ze liever bij het oude, vertrouwde audioconferencing, waarbij ze dan misschien wel gebruik maken van de mogelijkheid om slides en dergelijke via het web beschikbaar te stellen.

Voice-functie

Maar hoewel videoconferencing voorlopig dus nog niet tot een revolutie zal leiden, is het ook nog te vroeg om de techniek helemaal af te schrijven. Videoconferencing is een stuk verder dan enkele jaren geleden.

En dankzij de aswolk, vogelgriep, dalende reisbudgetten, stakingen et cetera wint de techniek langzaam terrein. Uit recent onderzoek van Freeform Dynamics blijkt dat videoconferencing bij veel bedrijven in ieder geval op de agenda staat – al is het nog lang niet zo populair als andere communicatievormen.

Het simpelweg implementeren van videoconferencing garandeert geen enkel succes. Als u verwacht dat het wordt gebruikt omdat het er nu eenmaal is, heeft u het mis. De kans is groot dat de camera's aan de kant worden geschoven en de meeste mensen alleen de voice-functie gebruiken.

Strategie

Wie echt wil dat videoconferencing wordt omarmd in de organisatie moet ervoor zorgen dat er sprake is van een goede communicatie-strategie waar videoconferencing inpast. Het hogere en middelmanagement moeten het goede voorbeeld geven en de techniek gebruiken. Dus niet alleen erover praten.

Sommige bedrijven hebben ervoor gekozen om een competitie in te voeren welke afdeling het reisbudget het meest naar beneden weet te brengen. De truc om dat te doen is door gebruik te maken van videoconferencing.

En zoals voor alle technologieën geldt: als er eenmaal enthousiast over wordt gesproken door gebruikers, wil opeens iedereen het hebben.