Kennismanagement binnen projecten

Tijdens een drie jaar durend onderzoek naar het managen van kennisrisico’s heeft Dr. Blaize Horner Reich van de Canadese Simon Fraser University en haar collega’s de volgende vijf brede principes vastgelegd voor kennismanagement binnen IT-projecten.

Op basis van interviews met een groep ervaren internationale projectmanagers volgen hieronder praktische suggesties om de principes voor kennismanagement in praktijk te brengen.

1. Zorg voor een sfeer waarin leren wordt aangemoedigd

Met behulp van de volgende vijf tips kunt u een klimaat scheppen waarin teamleden worden aangemoedigd samen te leren.

• Breng de risico’s van het project met het hele team in kaart. Dat zet de toon en bevestigt dat iedereen zijn inbreng heeft in het project.

• Maak duidelijk dat fouten onlosmakelijk verbonden zijn met groeien en leren.

• Beloon gedrag dat een leerklimaat ten goede komt, niet alleen gedrag dat resulteert in het juiste antwoord.

• Oefen teamgedrag (het delen van kennis) bij kleine problemen, ter voorbereiding op de grote problemen die ongetwijfeld nog komen.

• Wees open en eerlijk. Probeer geen onderwerpen te vermijden waar teamleden zich wellicht zorgen om maken.

2. Probeer kennisverlies te voorkomen

Teamleden die een project verlaten, nemen vaak een hoop kennis mee. Om dat veelvoorkomende probleem aan te pakken, doen projectmanagers er goed aan gebruik te maken van activiteiten zoals methodologie-workshops, inschattingsoefeningen en presentaties over de geschiedenis en de strategieën van de organisatie, zodat de teamleden de context van het project doorzien en het proces begrijpen waarvan het deel uitmaakt.

Projectmanagers doen er daarnaast goed aan zich voor te bereiden op potentieel kennisverlies:

• Zorg dat sleutelrollen worden gedeeld, of dat er een backup aanwezig is. Door schaduwfuncties te creëren help je bovendien junior medewerkers bij het ontwikkelen van senior-vaardigheden.

• Zorg voor medewerkers die als een soort Zwitsers zakmes in staat zijn meerdere rollen te spelen in de hele levenscyclus van het project.

• Creëer een kernteam dat gedurende het hele project bijeen blijft.

• Maak gebruik van bonussen en/of opleidingsmogelijkheden om teamleden aan je project te binden.

• Voorkom dat kennis zich ergens ophoopt door werk en verantwoordelijkheden naar beneden te delegeren.

• Ontwikkel een formele kennismaking en leerprocedure voor nieuwe leden.

3. Creëer kanalen voor kennisoverdracht

Vroeg in het project is het belangrijk om bewust en systematisch interactieve, effectieve en eenvoudig te gebruiken kanalen te creëren waarin kennis wordt gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan websites, wiki’s, vergaderingen en brainstormsessies, maar ook aan informele bijeenkomsten. Enkele praktische voorbeelden:

• Plaats teamleden zoveel mogelijk bij elkaar – en dat geldt ook voor leden uit de klantenorganisatie.

• Kies voor open kantoorruimtes waarin communicatie wordt aangemoedigd.

• Maak gebruik van gezamenlijke lunches om kennis uit te wisselen.

• Stimuleer informele bijeenkomsten.

• Laat een nieuwsbrief maken waarin zowel project-informatie als sociale informatie over de teamleden wordt opgenomen.

• Zorg dat tijdens belangrijke projectstadia het team dagelijks 15 minuten bijeen kruipt om kennis en mogelijke oplossingen uit te wisselen.

• Wijs ‘projectkenniskenners’ aan: mensen die weten wie over welke kennis beschikt en waar bepaalde informatie te halen valt.

4. Ontwikkel een collectief team-geheugen

Zorg dat het team gedurende het hele project over een collectief geheugen kan beschikken dat voortdurend wordt bijgewerkt. Begin het project met een bespreking van de lessen die uit het verleden zijn getrokken, zodat er een gedeeld begrip ontstaat van hoe en waarom het huidige project wordt opgezet en gemanaged.

Houd de leden gedurende het project op de hoogte van de voortgang en de problemen.

Sluit het project af door de lessen vast te leggen die te trekken zijn uit het zojuist afgeronde project. Dit is goed voor de kennis en de competentie van de teamleden, het creëert een gezamenlijk verhaal rond het project waardoor het wordt afgesloten en dat bovendien goed is voor kennis in het hele bedrijf, en het helpt toekomstige teamleden hun doelen efficiënt en effectief te bereiken.

Tips voor het ontwikkelen van een collectief geheugen:

• Leg geleerde lessen vast gedurende het project – wacht niet tot het einde.

• Discussieer openlijk over geleerde lessen, al was het maar om het delen van kennis hoog op de agenda te houden.

• Gebruik logboeken om belangrijke beslissingen en de achterliggende redenen vast te leggen. Zo’n log kan een handig hulpmiddel zijn bij het instrueren van nieuwe team- en bestuursleden.

• Benoem een ‘projectkennisverzamelaar’ die alle projectkennis verzamelt en bijhoudt.

5. Maak gebruik van het risico-register om kennisrisico’s in de gaten te houden

Probeer de belangrijkste kennisrisico’s (zie ook Projectmanagers en het risico van kennis) op te nemen in zowel het risico-register (ook wel ‘risk-log’) als het projectplan. Het beschermen van je projectkennis is net zo belangrijk als je project beveiligen tegen onvoorziene politieke veranderingen.

Enkele tips:

• Laat alle sleutelfiguren in je team meewerken aan het risico-register, en zorg dat ze het regelmatig bijwerken. Maak gebruik van lessen uit het verleden bij het opbouwen van het risico-register.

• Anticipeer op het vertrek van sleutelfiguren en zorg dat je de middelen paraat hebt om opvolgers te trainen.

• Ga op zoek naar mogelijke kennisgaten in het team en zorg voor middelen om hulp van buiten te kunnen inschakelen.

• Als het team niet permanent bij elkaar gebracht kan worden, zorg dan dat het plan voorziet in bijeenkomsten en processen waarin alsnog zo veel mogelijk kennis wordt gedeeld.

De resultaten van dit onderzoeksproject (en andere vergelijkbare projecten) tonen aan dat het managen van kennis in belangrijke mate bijdraagt aan het succes van innovatieve projecten. De praktische en theoretische principes die in dit artikel worden voorgesteld, helpen je kennis systematisch binne je projecten te managen. “Het gevolg,” zegt Reich, “is een projectteam dat moeilijke problemen snel en goed oplost.”

De bron van dit artikel is PMPerspectives.org, een website die projectmanagers en sponsors in contact brengt met project management onderzoekers. De missie van PMPerspectives is de praktijk van het projectmanagement te begrijpen en te verbeteren. Het onderzoeksteam bestaat uit Dr. Blaize Horner Reich en Dr. Andrew Gemino van de Simon Fraser University, Canada en Dr. Chris Sauer van Oxford University, UK.