Onderhandelen over outsourcing-contracten

Er was een tijd dat IT-dienstverleners exclusiviteit van hun klanten eisten – een clausule waar lang niet alle outsourcing-klanten blij mee waren. Om hun klanten tevreden te houden, begonnen outsourcing-vendors beloftes te doen over minimumomzetten en -volumes.

Dergelijke minimum-afspraken verplichten de klant van IT-diensten om een bepaalde hoeveelheid diensten af te nemen. Aanvankelijk vonden veel afnemers een dergelijke bepaling een redelijke eis, maar vandaag de dag worden de rollen weer omgedraaid.

"Er bestaat geen voordeel voor de klant bij een minimum-volume clausule", stelt Atul Vashistha, voorzitter van het offshore outsourcing consultancy-bedrijf neoIT.

Minimum-afspraken zorgen ervoor dat klanten minder snel op zoek gaan naar een alternatieve aanbieder, ook als de huidige vendor niet presteert. Dergelijke clausules maken het ook moeilijk om snel te reageren op nieuwe gebeurtenissen, zoals economische tegenwind, een strategieverandering en fusies en overnames.

"De flexibiliteit van de klant wordt ingeperkt", stelt Marc Tanowitz van de outsourcing consultancy Pace Harmon.

Outsourcing-aanbieders hebben vanzelfsprekend goede redenen om van klanten te vragen dat ze zich committeren aan bepaalde minimum-afspraken. Dergelijke minimum-afspraken kunnen vendors in staat stellen om investeringen en de inzet van werknemers beter in te plannen.

"De aanbieders hebben legitieme zorgen", zegt George Kimball, partner bij de vestiging van het advocatenkantoor Baker & McKenzie in San Diego. "Hun prijzen en marges zijn gebaseerd op een combinatie van vaardigheden, faciliteiten en andere resources die te lijden kunnen hebben onder grote, plotselinge besparingen."

Bij sommige deals kunnen minimum-afspraken er inderdaad voor zorgen dat de risico's voor de providers beperkt blijven. Maar veel van de outsourcing-deals kunnen ook best zonder dergelijke tegemoetkomingen aan de leverancier, zeker als het bijvoorbeeld gaat om de ontwikkeling van applicaties of onderhoudscontracten. Klanten die prijs stellen op enige flexibiliteit hebben niets te winnen bij minimum-afspraken.

Daarom zijn er de volgende alternatieven voor minimum-afspraken:

1. De klant compenseert de leverancier voor kosten die blijven bestaan als het contract wordt beëindigd.

2. Klant en leverancier komen een gelaagde kortingstructuur overeen. Bij lage volumes krijgt de leverancier hoge marge, bij hoge volumes hoeft de klant een lagere marge te betalen.

3. De klant (en niet de leverancier) betaalt de benodigde opstartkosten voor een investering.

4. De klant geeft openheid van zaken over zijn toekomstplannen zodat de leverancier een goede afweging kan maken over de waarde van een deal op lange termijn.

5. De klant maakt de deal publiek. Dat is reclame voor de leverancier. Ook kan de klant dienen als referentie.