Insourcing levert miljoenen op

Het is niet eenvoudig om na dertien jaar te stoppen met een grote outsourcing-deal. Toch is dat precies wat Kellwood vorig jaar deed. Na dertien jaar zette het bedrijf een punt achter de outsourcing via EDS.

Het kledingbedrijf tekende het eerste contract met EDS in 1996. In 2002 en 2008 werd het contract vernieuwd. Het laatste contract, dat EDS verplichtte om de infrastructuur van het bedrijf te beheren en enkele offshore diensten te verlenen, had een waarde van 105 miljoen dollar. In het eerste jaar zou Kellwood er 2 miljoen dollar door besparen en in de daaropvolgende jaren 9 miljoen dollar.

Kostenbesparing

Maar Kellwood had het moeilijk. Door de jaren heen was het bedrijf (onder meer bekend van merken zoals Baby Phat en Sag Harbor) flink gegroeid door acquisities. Standaardisatie ontbrak. Op een zeker moment had Kellwood negen verschillende IT-systemen.

In 2008 werd het bedrijf overgenomen door Sun Capital Partners. Toen in 2009 een faillissement dreigde door een enorme schuldenberg besloot de COO dat het tijd was om kostenbesparing de belangrijkste prioriteit te maken. Alles stond ter discussie.

De CIO van Kellwood, Linda Kinder, had echter bedenkingen bij het beëindigen van de relatie met EDS. Ze vreesde dat insourcing zou leiden tot grote problemen bij de continuïteit van de dienstverlening.

Flexibeler

De afdeling IT had al eerder overwogen om over te gaan op insourcing. Destijds was die optie vanwege de grote risico's juist verworpen. Maar in 2008 was het businessmodel zodanig veranderd dat de optie opnieuw bespreekbaar werd.

"We wilden flexibeler worden in onze dienstverlening, maar niet de voordelen opgeven van ons outsourcing-contract", aldus Kinder. Kinder en haar team huurden een externe expert in die zes weken lang alle processen tegen het licht hield. Vervolgens besteedden ze acht weken aan het bestuderen van twee opties: een nieuw contract uitonderhandelen met EDS of alle zaken weer in eigen huis halen.

Op dat moment was duidelijk dat insourcing tot grotere kostenbesparingen kon leiden dan EDS kon beloven. "Daardoor werd het een makkelijke keuze", zegt Kinder.

Functies

In vier maanden tijd, van oktober 2009 tot januari 2010, werd een nieuwe IT-organisatie opgetuigd. Ook werd er een plan gemaakt hoe een en ander moest worden gecommuniceerd aan de bestaande medewerkers van Kellwood en EDS. Dat laatste was misschien wel het belangrijkste. "Mensen willen altijd graag weten hoe zoiets voor hen uitpakt."

Uiteindelijk gingen alle 41 EDS-medewerkers akkoord met het aanbod dat Kellwood hun deed. Enkele functies verdwenen. De IT-afdeling die nu uit ruim 60 personen bestaat, heeft sindsdien tien extra professionals aangenomen en al 3,6 miljoen dollar bespaard. Dat is 17 procent van de jaarlijkse IT-uitgaven. "En het is drie keer de besparing waarop we hadden gerekend", aldus Kinder.