Afspraken maken via internet

Alle tools die hieronder staan beschreven, werken in de populairste browsers en de meeste diensten zijn gratis of beschikbaar tegen een laag maandelijks bedrag. De uitdaging is om te bepalen welke tool geschikt is voor welke situatie.

Het syncen van verschillende agenda's

Voor het plannen van een bijeenkomst is het handig om de agenda's van de deelnemers naast elkaar te leggen. Er zijn verschillende diensten die het makkelijker maken om de agenda's van verschillende leden van een team te syncen. Google Calendar en Yahoo Calendar bieden het synchroniseren van agenda's gratis aan en er zijn talloze andere producten – zoals Calgoo's Connect, Apple's MobileMe, iTunes, NuevaSync en SugarSync – die met beide producten werken. BusySync en Spanning Sync kunnen iCal-kalenders van Apple synchroniseren met Google Calender.

Deze synchronisatie-diensten werken niet altijd vlekkeloos. Eén van de problemen is dat de meeste online kalender- en afspraakdiensten gebruikmaken van e-mailnotificaties. Het is vaak lastig voor verschillende kalenderprogramma's om dergelijke e-mailberichten goed te herkennen. Een ander probleem is dat een e-mail met een embedded URL van een afspraakdienst mogelijk geblokkeerd kan worden door het spamfilter.

Eén ding waarin Google Calendar en Yahoo Calendar goed zijn, is het versturen van e-mailreminders over periodieke vergaderingen naar een aantal e-mailadressen. Zolang je de juiste e-mailadressen invoert, werkt deze functie prima.

Laat klanten een afspraak maken

Wat te doen als klanten of mensen van een ander bedrijf een afspraak met je willen maken? In lang vervlogen tijden beheerden secretaresses de agenda van hun baas en maakten zij met pen en papier een afspraak met zo iemand. Nu kun je klanten en anderen doorverwijzen naar self-service afspraakdiensten zoals HourTown of TimeDriver. Meer dan een webbrowser is er niet nodig om een afspraak te bevestigen. Het is eenvoudig om je beschikbaarheid aan te passen als je op vakantie bent of als je om een andere reden niet beschikbaar bent. Beide diensten zijn betaald. TimeDriver is de eerste 90 dagen gratis; daarna betaal je 30 dollar per jaar. HourTown heeft verschillende prijsstellingen.

Een datum prikken

Wat moet je doen als de deelnemers aan een bijeenkomst voor verschillende bedrijven werken? De organisator van de bijeenkomst kan een mailtje de deur uitdoen met voorstellen voor data, maar iedereen die dat wel eens heeft geprobeerd, weet dat je dan al snel bedolven kunt raken onder de replies.

De gratis diensten SetMeeting.com en Doodle kunnen uitkomst bieden. Eén van de grootste tekortkomingen van SetMeeting.com is dat het niet mogelijk is om de locatie van de afspraak aan te passen als je eenmaal bent begonnen met het prikken van een datum. Doodle, dat minder geavanceerd is en minder features heeft, is eerder een peilinstrument om uit te vinden op welk tijdstip iedereen kan: erg handig als dat het enige is wat je wilt.

Roosters samenstellen

Een andere situatie doet zich voor als je de werktijden en dergelijke wilt coördineren van mensen met wisselende diensten, parttimers en vrijwilligers. De betaalde diensten Schedulefly en Shiftboard zijn voor dit doel in het leven geroepen. De eerste dienst werd ontwikkeld voor personeel in restaurants, terwijl de tweede service oorspronkelijk was bedoeld voor medewerkers in de zorg. Beide diensten hebben sinds de start hun focus uitgebreid en werken in elke browser.

Schedulefly heeft een instapprijs van 20 dollar per maand voor maximaal 19 gebruikers. De prijs voor Shiftboard bedraagt minimaal 50 dollar per maand voor 5 unieke logins. Bij grotere groepen moet er meer worden betaald.

Vakanties en zakenreizen

Een wat ongewone dienst is Tripit.com. Het idee achter deze website is dat je je reisplannen publiceert en op die manier collega's, kennissen en vrienden informeert wanneer je bij hen in de buurt bent. Ook kunnen ze er op die manier achterkomen wanneer je niet bereikbaar bent in verband met vakantie.

Gebruikmaken van deze dienst betekent wel dat je je moet aanmelden bij het zoveelste sociale netwerk. Maar op het moment dat je je netwerk hebt opgebouwd, is het vrij simpel om mensen te informeren over de trips die je hebt gepland. De dienst is gratis en je kunt 'm integreren met je LinkedIn-netwerk.

Conclusie

Zoals je kunt zien, zijn er tal van webdiensten die je in staat stellen om bijeenkomsten en afspraken handiger te plannen. Als er nu nog iemand is die een service ontwikkelt die iedereen informeert dat je 10 minuten later op je afspraak komt…