Onderhandelen over IT-contracten: zo moet het

Daarom vijf stappen die u moeten helpen bij het voorkomen van problemen die het gevolg zijn van drukke schema's en verschillende belangen.

1. Overzicht van de markt

In deze fase bestudeert u de externe markt. Het gaat hierbij zowel om het niveau van de producten en dienstverlening als om de markt als geheel. Dus als u van plan bent om een grote SAP-aanschaf te doen, dan kijkt u naar de informatie die u kunt vinden over SAP maar ook naar de informatie die beschikbaar is van de directe concurrenten op ERP-gebied. Het is belangrijk om in deze fase te achterhalen wat andere organisaties op dit moment voor deals sluiten bij hun onderhandelingen.

2. Interne voorbereiding

Na het voltooien van de marktanalyse is het tijd om met alle interne stakeholders om tafel te gaan zitten. Dit is het moment om u voor te bereiden op de onderhandelingen. Maar dit is ook het moment om eventueel te besluiten dat het op basis van alle beschikbare informatie toch niet verstandig is om een nieuw contract af te sluiten. Op basis van de in fase 1 verzamelde informatie kunt u daar nu een beter besluit over nemen. Belangrijke zaken in deze fase zijn: het opzetten van een onderhandelingsteam, het geven van verantwoordelijkheden en het formuleren van de doelstellingen.

3. Onderhandelingsstrategie

Nu de interne voorbereiding is afgerond, is het tijd om met de stakeholders een onderhandelingsstrategie op te stellen. Het maakt nogal een verschil of er per se een deal moet worden gesloten of dat u de mogelijkheid hebt om tijdens de gesprekken weg te lopen. Bedenk dus goed wat de alternatieven zijn.

4. Onderhandelingen

Als de strategie is vastgesteld, is het tijd om te beginnen met onderhandelen. In deze fase komen tal van details voorbij, dus het is belangrijk om alle vorige fases goed te hebben afgerond. Waarom? Als er informatie ontbreekt, kan het de onderhandelingen vertragen of erger. Alle interne stakeholders en experts moeten betrokken worden bij de onderhandelingen. Zo moet Legal bijvoorbeeld kijken of het contract voldoet aan de voorwaarden. Zorg ervoor dat ook de onderlinge verplichtingen helder zijn. Een contract is immers niet het einde van het traject, maar het begin van een langdurige relatie met de vendor.

5. Besluit

Na alle eerdere stappen lijkt het misschien overbodig om het ondertekenen van het contract in een aparte fase onder te brengen. Maar er zijn allerlei zaken die ertoe kunnen leiden dat er geen contract wordt getekend. Denk aan: de opstelling van de vendor tijdens de onderhandelingen of een heroverweging van het belang van de door de vendor te leveren diensten of producten. Pas als al dit soort plooien zijn gladgestreken, is het tijd om een contract te ondertekenen.