Mislukte projecten voorkomen: zo moet het

CIO's en projectleiders mogen een voorkeur hebben voor bepaalde project management-software en -technieken, maar het belangrijkste is om een goede methode te hebben om de vooruitgang van een project te meten. Zonder een dergelijke meetmethode kan er werk blijven liggen en is het onduidelijk wie er verantwoordelijk is, stelt Michael Krigsman, president van Asuret, een consultancybedrijf dat organisaties helpt om mislukte projecten te voorkomen.

Gebruikmaken van een project management methode, zoals het stappenplan van Project Management Institute (PMI), helpt bij het opzetten van een project. Zo zorg je ervoor dat de belangrijke stappen in een logische volgorde worden gezet. De belangrijke spelers (de project manager, de uitvoerders en de eindgebruikers) hebben duidelijk afgebakende rollen en verantwoordelijkheden.

Management tools zoals Artemis ProjectView, Microsoft Project en het open-source Project.net, kunnen het team helpen met het bijhouden van de voltooide taken en de algehele voortgang. Maar zelfs de beste projectmethodes kunnen niet voorkomen dat er problemen ontstaan door verborgen agenda's, conflicten en een gebrek aan overeenstemming tussen verschillende groepen binnen de organisatie, aldus Krigsman.

CIO's moeten daarom zorgen dat iedereen het eens is over de doelstellingen van een project. Daarnaast moet er grote overeenstemming bestaan over de manier waarop het project wordt uitgevoerd, vindt Adam Bricker, CIO bij World Vision International. Overeenstemming bereiken betekent niet alleen dat je over belangrijke onderdelen van een project moet praten, maar ook dat je de overeenstemming over die onderdelen moet vastleggen. World Vision deed dat onlangs bij een lopend project om financiële managementsystemen in 45 ontwikkelingslanden te installeren.

Bricker adviseert om te beginnen met het communiceren van de doelen en de omvang van een project. Leg duidelijk vast wat je wilt bereiken. Geef voorbeelden van de gevolgen die het project heeft voor het werk van je medewerkers. Alle stakeholders moeten de voorstellen ondertekenen. Net zoals CIO's contracten ondertekenen met consultants, kunnen collega's van één bedrijf op die manier hun afspraken formaliseren.