Vijf tekenen dat een project dreigt te mislukken

Als een project niet doorgaat, hebben we de neiging om te denken dat dat te maken heeft met externe factoren – de economische tegenwind waarop we geen invloed hebben. We redeneren dat we zelf niets verkeerd doen: het is gewoon het enige logische antwoord op een crisis.

Maar om 2 uur 's nachts – als we echt eerlijk zijn – weten we beter. Veel van de projecten werden niet stopgezet vanwege een plotselinge verandering in prioriteiten. Sommige zijn stopgezet vanwege problemen. Ze zouden toch nooit voltooid worden. Of ze zouden veel duurder uitvallen dan gepland. Of ze gingen niet door omdat ze weinig zouden opleveren, als ze al iets zouden opleveren.

In deze donkere tijden is het dus belangrijker dan ooit om probleemprojecten tijdig te ontdekken zodat je kunt bijsturen of stopzetten voordat er teveel geld wordt verspild.

Ja, als we het budget zwaar overschrijden of als we een grote deadline missen, weten we allemaal dat er iets mis is met een project. Maar hoe zorgen we ervoor dat we de problemen zien voordat het te laat is? Hier zijn vijf tekenen die duidelijk maken dat er iets mis is met een project.

1. De aansturing van het management is non-existent of inconsistent. Als er geen leiderschap is bij het project is de kans groot dat zaken in de verkeerde richting gaan. Nog erger is als de opdrachten van het management steeds veranderen. Als een project geen richting heeft of steeds van koers wisselt, is het onwaarschijnlijk dat het tot een goed eind wordt gebracht.

2. Er bestaat geen overeenstemming tussen het projectmanagement en het algemene management. Zelfs als een project consistent wordt aangestuurd, kan er een probleem ontstaan als de aansturing in strijd is met de richting die de organisatie wil. In politieke gevechten tussen het IT-management en het management van de organisatie, trekt de laatste over het algemeen aan het langste eind.

3. Het team heeft zich niet verbonden aan een duidelijk en goed begrepen doel. Elk project heeft een of twee doelen. Die kunnen duidelijk zijn of vaag bediscussieerd, maar het zou vreemd zijn als een bedrijf een grote som geld zou uittrekken voor een project dat geen doel dient. Dat gezegd hebbende, het gebeurt nogal eens dat een doel niet onder woorden wordt gebracht omdat het zo voor de hand zou liggen. Dat is verkeerd. Het leidt vaak tot misverstanden en inconsistente aannames over prioriteiten.

4. Leden van het team luisteren niet naar elkaar. Zelfs als de sfeer in een team goed is, hebben teamleden soms de neiging om niet goed naar elkaar te luisteren. Dit kan leiden tot chaos, omdat mensen vergeten hun werkzaamheden te coördineren.

5. Er is onenigheid in het team. Teams vallen soms uiteen in elkaar bevechtende kampen. De onenigheid kan ontstaan door oprechte meningsverschillen over een project. Maar persoonlijke geschillen kunnen eveneens de oorzaak zijn. Als er veel onenigheid is, kan dat leiden tot problemen voor de vooruitgang. Soms kun je als manager de partijen weer bij elkaar brengen. In andere gevallen moet je partij kiezen.

Als je een van de beschreven problemen signaleert bij een project is het tijd om in te grijpen. Wacht niet tot duidelijk wordt dat het alleen nog maar mis kan gaan. Door meteen in te grijpen, kun je een project redden.