Houd ICT klein en simpel

Swets is mondiaal actief als intermediair tussen uitgeverijen van vakpublicaties en hun klanten. Sinds Johan van Campen 2,5 jaar geleden aantrad als CIO en COO van de onderneming, heeft hij de overgang van een ‘papieren’ naar een papierloze transactiestructuur van dichtbij meegemaakt. Onder de naam SwetsWise is een webbased systeem geïntroduceerd waar geleidelijk aan alle transactieprocessen tussen enerzijds Swets en uitgeverijen en anderzijds Swets en afnemers (bibliotheken, universiteiten, medische instellingen, bedrijven et cetera) in zijn opgenomen. Een enorme overgang voor een organisatie én voor een sector waar tot voor kort vrijwel alle transacties via papier verliepen.

“Het was voor Swets een enorme omwenteling, maar net zozeer voor alle organisaties waarmee we werken,” vertelt Van Campen. “Deze uitgeverijwereld van vakbladen staat op het gebied van klantrelaties nog aan het begin van de elektronificatie die je in veel andere sectoren al jaren eerder zag. SwetsWise is inmiddels ons vlaggenschip, maar we zitten nog midden in de omslag. Intern nog deels, maar zeker nog naar buiten toe. Het is nog een absolute noodzaak om de voordelen van een papierloos transactiesysteem te promoten.”

Het zal nog een periode van gewenning kosten, maar Van Campen is er van overtuigd dat automatisering van steeds meer processen in een organisatie de enige manier is om in een steeds sterker op ICT leunende samenleving mee te blijven doen. “Ik heb tien jaar bij ING Groep gewerkt, zowel aan de ICT- als aan de operationele kant. Een jaar of vijf geleden hadden we daar exact dezelfde discussie, toen we bezig waren met het promoten van online bankieren. Het hoogste management zag dat destijds toch vooral als iets ‘erbij’, waar klanten beperkt gebruik van zouden maken. Inmiddels is online bankieren voor alle Nederlanders standaard en de normaalste zaak van de wereld.”

Overleven

Voor Swets is de introductie van een webbased transactiesysteem niet alleen een onderscheid ten opzichte van concurrenten, maar ook een manier om te overleven in een branche waar de marges flinterdun zijn. “Als een agent tussen uitgeverijen en afnemers moet je het hebben van volume, niet van de marge. Wanneer ICT-technologie ertoe kan bijdragen een concurrentievoordeel te behalen – intern door lagere kosten, extern door een efficiënter transactieproces – dan is dat niet iets waar je aan voorbij kunt gaan. Zeker omdat ook voor uitgeverijen het businessmodel verandert door de impact van zaken zoals internet. Content wordt steeds meer online aangeboden. Daar zit dan een heel ander licentiemodel onder. Maar de meeste uitgeverijen zijn nog zoekende naar de beste manier om dit aan te pakken.”

Het gevolg van een dergelijke zoektocht is dat iedereen met z’n eigen licentievoorwaarden aan de slag gaat. “In de softwarewereld is standaardisatie inmiddels al een eind gevorderd.. Die structuur ontbreekt nog grotendeels in onze branche op gebieden zoals licenties, procurement en gegevensuitwisseling. Dat is een enorme uitdaging voor klanten, maar ook voor ons. Wij kunnen het voor afnemers een stuk eenvoudiger maken in hun transacties met uitgeverijen door één transactiesysteem aan te bieden. Maar voor ons is het natuurlijk een enorme uitdaging om alle verschillende systemen van uitgevers en afnemers aan onze systemen te koppelen.”

Belang van ICT

De enorme omslag die Swets aan het maken is met zijn kernactiviteiten, betekent ook dat het belang van ICT in de organisatie is veranderd. “ICT is wat dat betreft zeker een leidende factor geworden. Niet voor niets maak ik als CIO en COO deel uit van de directie. Beslissingen op business-niveau, zoals de introductie van SwetsWise, hebben een enorme impact op de organisatie én op onze klanten. Dan moet de ICT-afdeling er vanaf het begin op het hoogste niveau bij betrokken zijn. Maar begrijp me goed: ICT is leidend in wat er wel of niet mogelijk is, maar niet leidend in ons businessmodel. Daar blijft de behoefte van de klant centraal staan en hoe we daar op de beste wijze aan tegemoet kunnen komen. ICT bepaalt dus niet welke kant we als bedrijf uit gaan. Zolang ik hier al zit, is er sprake van een goed samenspel tussen ICT en business. De ene keer heeft de ICT-visie op punten de overhand, de andere keer de business. Maar aan het einde van de dag blijft het de business die bepalend is voor wat er ontwikkeld wordt.”

Gefragmenteerd

De introductie van SwetsWise was voor Swets ook reden in de afgelopen jaren de gefragmenteerde ICT-infrastructuur te verbeteren. Op dat gebied is een grote slag gemaakt. “We werkten toen ik bij Swets kwam met zo’n vijf verschillende ICT-infrastructuren. Inmiddels hebben we voor vrijwel alle processen één enkele ICT-infrastructuur. Er draait nog wel een oud mainframe, maar die zal het komende jaar ook uitgefaseerd worden. Inmiddels draaien we bijna volledig op een open source variant van Linux, ook op ontwikkelgebied. Dat is een bewuste keuze. We geloven dat het gebruik van Open Source veel meer flexibiliteit biedt, wat een must is om snel op veranderende marktomstandigheden in te kunnen spelen.”

Het grote voordeel van de standaardisatie van de ICT-infrastructuur is ook dat het ICT-budget op een andere manier kan worden ingezet. “Ons budget is vrijwel gelijk gebleven, evenals onze menskracht. Maar de kosten van beheer zijn veel lager. Daardoor kunnen we onze ICT-capaciteit veel meer inzetten om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. Ook dat is een bewuste keuze. Als directie zagen we dat de time to market van producten en diensten steeds korter wordt, mede door de enorme toename van het belang van internet. Je kunt daar onvoldoende op inspelen als je ICT-capaciteit- of budget grotendeels vast zit in het dagelijkse beheer en onderhoud van je infrastructuur.”

Omslag

Ook nu SwetsWise er staat en de ICT-infrastructuur grotendeels vernieuwd is, gelooft Van Campen allerminst dat de omslag afgerond is. “Sowieso ben je nooit klaar, want ook ICT-technologie blijft voortdurend in ontwikkeling. Maar je kunt ook niet verwachten dat je één grote slag kunt maken. De hele organisatie en de mensen daar binnen moeten meegroeien. Dat is deels een leerproces, het omgaan met nieuwe technologie, maar deels ook een cultuuromslag. Onze klantmedewerkers moeten bijvoorbeeld ook in staat zijn de werking van SwetsWise uit te leggen aan klanten, in plaats van door te verwijzen naar onze ICT-afdeling. SwetsWise is in eerste instantie een nieuwe manier om je klanten te helpen, en pas daarna een ICT-systeem.”

Veranderingen op ICT-gebied worden niet van bovenaf opgelegd, benadrukt Van Campen. “Het moet van beide kanten komen, wil je je eigen medewerkers ook echt meenemen in alle veranderingen. Daarom werken wij met zogeheten lokale super-users, die alle vragen en behoeften op ICT-gebied verzamelen. Dat komt allemaal aan bod in tweewekelijkse bijeenkomsten van regionale super-users. Uiteindelijk kijken we op centraal niveau hoe we het beste aan die vragen of behoefte tegemoet kunnen komen. “

Veranderingen

Hoe de veranderingen op ICT-gebied zich de komende jaren zullen voortzetten, vindt Van Campen wat moeilijk in woorden te vatten. “Als ik terugkijk naar de enorme impact van ICT op organisaties in de afgelopen jaren: dat had niemand zo kunnen voorspellen. Maar ik denk wel dat als je kijkt naar de positie van ICT in organisaties over een jaar of tien, de kans groot is dat je geen aparte ICT-afdelingen meer hebt zoals die nu bestaan. ICT is dan veel meer onderdeel geworden van de organisatie en van de gebruikers zelf. Natuurlijk blijf je altijd ICT-specialisten nodig hebben, maar er zal nog een veel grotere standaardisatieslag gaan plaatsvinden, waardoor de focus van ICT nog verder opschuift in de richting van business in plaats van puur ICT-beheer. Die standaardisatie zal het voor gebruikers mogelijk maken een steeds groter deel van hun ICT-behoeften individueel in te vullen.”

Toch zal ook over tien jaar de belangrijkste les die Van Campen heeft geleerd nog opgeld doen. “Houd ICT in je organisatie klein en houd het simpel. Groot betekent vaak ook complex. Wanneer je als CIO al niet meer snapt waar je mee bezig bent, dan betekent dat dat de rest van de organisatie het al helemaal niet meer begrijpt. En als niemand snapt waar je met ICT heen gaat, gaat het gegarandeerd mis.”

Profiel Johan van Campen

Carrière: 1987-1997 Koninklijke Marine, Hoofd Ontwikkeling en Beheer; 1997-2007 ING, Directeur IT en Directeur Service Centre Operations; 2007-heden CIO/COO Swets

Waarom Swets: Internationale allure in een sterk veranderende wereld

Levensmotto: Pluk de dag en doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg!

Te lezen boek: Mila 18 over de Joodse opstand in het ghetto van Warschau 1940-1945

Vraagt zich af: Wie wordt er kampioen voetbal Eredivisie 2009-2010?