Jan Peter de Valk over ICT en de business

Het is een visie die De Valk niet alleen propageert in zijn eigen ICT-afdeling, maar die moet gelden voor de organisatie als geheel. Dat tekent zijn positie binnen DHL. Want meer dan de helft van zijn tijd gaat op aan zaken die niet direct met ICT te maken hebben. De reden? Hij is een sterk voorstander van een hechtere vervlechting tussen business en ICT. De beste manier voor ICT om de business van een bedrijf te steunen is niet alleen te weten waar die business om draait, maar er zelf in de praktijk mee bezig te zijn.

Overigens is de harde praktijk van het moment anders. Want hoewel De Valk het liefst zo min mogelijk met incidenten en zo veel mogelijk met vernieuwen bezig is, noopt de huidige economische crisis ook DHL zich te heroriënteren als logistiek dienstverlener. “Toen ik hier binnen kwam was dat als directeur aan de ICT supply kant. Later kwam de overstap naar de functie als CIO. Mijn idee was dat ik hier eerst de ICT-organisatie op orde wilde brengen en dan aan innoveren kon gaan denken. Momenteel ben ik vaak eerder een halve CFO, druk bezig met alles zo efficiënt mogelijk in te richten en zo kosten te besparen.”

Investeren

Besparen betekent niet alleen snijden. “Onze kosten zijn gekoppeld aan onze omzet. De omzet staat onder druk, maar de ICT-kosten zijn minder flexibel. Dat stelt ons wel voor een probleem, maar dat zie ik ook als een uitdaging. Juist nu is het moment om goed te kijken welke investeringen helpen de business te versterken. Daarbij hanteren we wel een ROI van maximaal twaalf maanden. Maar dit is in ieder geval niet het moment om in je schulp te kruipen.”

Overigens staat DHL er volgens De Valk goed voor. Hoewel DHL mondiaal ook geraakt wordt door de crisis, heeft het concern de grootste ingrepen al eerder gehad. Zo werd besloten de verlieslijdende Amerikaanse Domestic Express activiteiten te schrappen. Een zware ingreep, maar bittere noodzaak om de focus op de wereldwijde logistieke activiteiten en de goedlopende regionale dochters in Europa en Asia Pacific te houden.

“Ik vind het voor een CIO belangrijk te weten waarom dit soort ingrepen gebeuren en waarom we een bepaalde focus hebben. Logistiek is onze kernactiviteit, dan kun je als CIO niet alleen bezig zijn met de systemen die deze kernactiviteit ondersteunen. Je kunt pas optimaal profiteren van technologie als je weet wat de effecten er van zijn of kunnen zijn op je core business.”

ICT integraal onderdeel

Reden voor De Valk om met plezier deel uit te maken van de Benelux Board of directors, waar naast de CEO, ook de CFO, de COO, de CCO en de HR-directeur in zitten, evenals de CEO van MD Selektvracht, een belangrijke subsidiary. “Daar wordt het beleid gemaakt. Dat gaat helemaal niet over ICT, maar over de business. Over uitbreiding of verandering van activiteiten, over hoe we ons wegtransport beter op ons luchttransport kunnen aansluiten. ICT is echter wel een integraal onderdeel van al deze vraagstukken. Dus moeten de verschillende disciplines goed aan elkaar duidelijk maken wat er nodig is om doelen te bereiken.”

Stel dat een bedrijfsonderdeel verhuist, schetst De Valk. Dat gaat in eerste instantie om mensen en om logistiek. Maar net zo belangrijk is het te bepalen hoe de ICT-structuur in de nieuwe situatie het beste ingericht kan worden om de kantooractiviteiten optimaal te ondersteunen. “Is het beter alles uit te besteden, moeten we onze communicatiestructuur vernieuwen? Die vragen moeten meteen meegenomen worden en niet pas als de besluiten al genomen zijn.”

De Valk weet dat hij niet in het luchtledige opereert. Hij moet ook verantwoording afleggen aan de mondiale ICT-top. “Maar binnen die kaders is het belangrijk zo flexibel mogelijk te kijken naar lokale noden. De Nederlandse bedrijfscultuur is weer anders dan in Aziatische landen. Binnen de logische standaardisatie moet het mogelijk blijven te luisteren naar andere disciplines en te kijken in hoeverre je daar vanuit ICT aan tegemoet kunt komen. Dat is altijd schipperen: hoe ver ga je met mondiale standaardisatie van systemen als ze daar lokaal niet mee uit de voeten kunnen?”

Overigens is, zo meent De Valk, volledige standaardisatie op zijn retour. “Steeds meer mensen willen hun eigen pc of hun eigen handheld ook op de zaak gebruiken. Ze willen niet met twee mobieltjes of laptops rondlopen. Ik denk dat we op dit niveau de standaardisatiestrijd gaan verliezen. Er kan op technologisch gebied steeds meer, dus er komen steeds meer uiteenlopende wensen. Als je die allemaal in een goede beheersomgeving kunt inpassen, wie is ICT dan om lifestyle en personalisering tegen te houden als dat is waar iedereen heen wil? We moeten een goed model vinden om personalisatie in te passen in een standaardomgeving.”

Alignment of fusie

Waar in de ICT tegenwoordig gepraat wordt over business alignment, kijkt De Valk verder. Een belangrijke recente bron van inspiratie is een boek van de Belg Peter Hinssen: IT/Business Fusion. “Het aan elkaar koppelen van ICT en business is niet genoeg. Zo blijf je toch opereren vanuit twee hele verschillende uitgangspunten. Dan ben je als ICT elke keer weer bezig om te reageren, om de ICT-structuur aan te laten sluiten op wat de businessnoden zijn. Door beide elementen zoveel mogelijk te fuseren, kunnen business en ICT veel beter profiteren van elkaars krachten.”

Klinkt mooi, maar wat staat De Valk voor? Gewoon de ICT-organisatie schrappen en ICT-ers neerzetten bij sales en marketing, bij logistiek of administratie? “Het gaat bij een fusie tussen IT en business niet om het herindelen van de organisatie, maar om het hebben van mensen met een andere mindset en skillsets die meerdere disciplines omvatten. Een architect die niet alleen hoort wat een salesafdeling wil, een oplossing bedenkt en dan zegt: dit is het, maar iemand die door praktijkervaring weet wat salesmensen nodig hebben en daar van begin tot einde goed over communiceert.”

Hoewel De Valk weet dat theorie niet een-op-een toepasbaar is in de praktijk, is hij binnen DHL toch aan de slag gegaan met het formeren van een aantal teams uit diverse disciplines, die de opdracht kregen om YouTube-achtige filmpjes te maken over hoe zij business en IT samen zien gaan. Na aanvankelijke weerstand bleek er veel animo voor te zijn om met het beste filmpje voor de dag te komen.

“Het leuke is dat je zulke video’s ook in kunt zetten voor recruitment,” legt De Valk uit. “Want er wordt in verteld waarom ICT-ers bij DHL onderdeel zijn van de totale organisatie en dus medeverantwoordelijk zijn voor de business van de totale organisatie. Een ICT-er bij ons moet in feite zijn buurman goed kunnen uitleggen waarom die een pakje het beste via ons kan versturen. Met de filmpjes slaan we twee vliegen in een klap, want recruitment via een video op YouTube is prikkelender dan een advertentie waarin iemand gevraagd wordt die Java onder de knie heeft.”

Hoofddoel

Het hoofddoel van de hele exercitie blijft overigens te bewijzen dat meer samenhang tussen ICT en business nodig is om de organisatie als geheel te ondersteunen. “Begrijp me goed, uiteindelijk blijf ik verantwoordelijk voor ICT. Als bij wijze van spreken de budgetten op nul worden gesteld, is het iedereen voor zichzelf. Ik heb in de eerste plaats een verantwoordelijkheid voor mijn mensen. Bovendien is het belangrijk eerst de ICT zelf op orde te hebben voordat je verder kunt gaan kijken naar zaken zoals business alignment of IT en business fusion.”

En als alles op orde is? Dan moet je alles wat goed loopt weer ter discussie gaan stellen, vindt De Valk. “We hebben nu bijvoorbeeld in de Benelux een standaardsysteem voor goederenafhandeling dat Europawijd precies goed werkt. Het heeft jaren gekost om zover te komen. Nu moeten we ons gaan afvragen of dit systeem wel datgene is dat we in de toekomst nodig hebben. Misschien moeten we gaan kiezen voor een afgeslankt model, met minder mogelijkheden, dat goedkoper is. Het ligt er ook maar net aan of dit een vitaal onderdeel van onze core business is, of we ons hiermee van de concurrentie onderscheiden. Is dat niet zo, dan kun je met iets eenvoudigers toe. Dat kan zeker voor de betrokken ICT-ers een hele moeilijke beslissing zijn Maar die beslissing kun je beter nu nemen dan wanneer je daartoe door de situatie gedwongen wordt.”